PROJECTS

From the top menu it is possible to open the PROJECTS section.

Orders

The "Orders" section shows all the orders where the user is listed/assignated as a working resource. Only some user profiles (usually marketing/administrators/project managers, depending on the currently configured application settings) are given permission rights strong enough to create new orders and assign resources to them.

In order to start a project by adding new job tasks and assign resources (employees, budget) to them, it is necessary to create orders first. When an order is added for a previously created offer, many fields in the creation form will appear automatically filled up with the values provided earlier for the offer; all information missing or specific for the order can be provided in the designated fields.

To create an order, click on the top left "Insert" button. It ls also possible to create an order from within the page of an already existing offer, through the "Create order" button.

Mandatory fields:

• Customer
• Type of order: select a value among the available choices, that are currently configured in the application settings; if no choice is appropriated, create a new customized one by clicking the '+' button on the right
• Field / kind of activity
• Description
• State: the possible choices are Open - Closed - Stand by - Going to close. It is important to note that it won't be possible for the resources to add working hours to the order from their timesheets unless the state here is set to Open.
• Start date: use this field to set the first day from which working hours can be added in the timesheets by the assigned employees
• Project leader: select one person among the available choices, or add a new one by clicking the '+' button on the right
• Business unit manager: select the person in charge of the Business unit

The Project leader and Business unit manager saved here are important pieces of information, because they will be the only users that Cometa will afterwards allow to give approval to the timesheets signed by the employees working on the order and for the project, as well as to all their permits, licences requests and so on.

Non-mandatory fields:

• Amount: insert here the amount for the order. There is no constraint that the value provided here is the same as the whole amount of the offer. Therefore, a different (lower) value can be set here as it is possible to generate many orders for the same offer, splitting the initial amount (the total worth of the offer) into more parts.
• Workable days limit: maximum workable days limit for all the employees. If set, Cometa won't any longer allow to save working hours in the timesheets once the limit has been reached.
• Treatment of personal data: Cometa ti consente di dire (obbligo dei dati personali delle risorse e dei clienti). Per conto dei propri clienti. Se si decide di fleggare a "si" questo campo, Cometa ti obbliga ad inserire il trattamento dei dati altrimenti non è possibile utilizzare la commessa.
• Priorità:
• Settore / tipo attività :
• Descrizione:
• Numero ordine:
• Documento d'ordine:
• Data fine prevista: Se viene indicata, definisce la data di fine lavori su una determinata commessa. se non viene inserita si intende una commessa "infinita"
• Data fine effettiva:
• Registro trattamento dati personali:
• Incarico firmato: Flag informativo senza impatti funzionali
• Interna: Flag informativo senza impatti funzionali.
• Reperibilità: Solo se flaggo questa colonna sarà possibile inserire effort sulla reperibilità.
• Diaria: Stesso discorso per il campo della reperibilità. Se non è prevista nessuna Diaria non ci sarà possibilità di inserire questo dato.
• Spese rifatturabili: Questo flag dà la possibilità all'amministrazione di caricare eventuali scontrini/note spese/fatture ecc ecc e rigirarli al cliente in cui è in carico la commessa.
• Forza maturato:
• Cliente finale: Può esser utilizzato per censire l'utente finale a cui è in carico veramente la commessa. Per es se la commessa si riferisce ad una attività di appalto o subappalto.
• Importo mensile fatturabile: utilizzato per i canoni. Importante anche per le commesse con canone annuale.

Una possibilità che ha cometa è quella di creare più commesse dalla stessa offerta. Basti pensare ad una offerta che parte dallo sviluppo di un software che poi evolve nella commessa di sviluppo e successivamente nella commessa per la manutenzione/evoluzione dello stesso software.

Una volta compilato tutto il form inziale e salvato, è possibile considerare la Commessa come "attiva" o aperta. Ma ancora l'attività che possiamo strutturare in questa funzionalità non è completa. Lo step successivo prevede che a questa commessa siano allocate delle risorse per lo sviluppo. Per fare ciò basterà cliccare sulla scritta "risorse" in alto a sinistra dello schermo. Una volta cliccato atterreremo in una maschera con l'elenco di tutti i dipendenti. Quando clicco su un nome, questo viene fleggato, e andando a cliccare sulla freccetta che indica verso destra, il/i nominativi saranno spostati nella colonna di destra. Con il tasto ">" o "<" si trasporta solo la/le risorsa/e selezionate, invece con il tasto ">>" o "<<" si trasportano tutte le persone fleggate nell'elenco, nella colonna opposta. Una volta aggiunto le persone desiderate sulla commessa, è possibile aggiungere, ad ogni singola voce, il ricavo giornaliero che mi aspetto di avere per ciascuna persona. Una volta che ho indicato i ricavi stimati, spingo sul tasto "inserisco"e il programma me li porta sotto.

Ovviamente se ho inserito dei dati sbagliati o comunque devo andarli a correggere anche in corso d'opera, ho la possibilità di modificare questi importi e di andare a prevedere tante altre informazioni aggiuntive. Come per esempio prevedere delle spese aggiuntive (straordinarie, settimanali o giornaliere) o una diaria, oppure se le risorse devono sostenere reperibilità o lavoro notturno e diverse altre funzionalità aggiuntive. Inoltre è possibile selezionare se si sta applicando una tariffa giornaliera oppure una tariffa oraria, in base a se il contratto si è stipulato con costo fisso della risorsa giornaliera, oppure una tariffa oraria.

Una volta definito le persone che lavoreranno su questa commessa, devo indicare le attività che saranno svolte per questa commessa. E per farlo mi basterà cliccare sulla dicitura "Attività" in alto a sinistra (a fianco della dicitura appena cliccata "Risorse"). Se è la prima volta che inseriamo attività sa svolgere su una commessa, la maschera in cui atterreremo sarà vuota, ma sarà possibile aggiungerne una andando a cliccare sul tasto "inserisci". Cliccato sul tasto menzionato precedentemente, atterreremo in un nuovo form di inserimento. L'unico campo obbligatorio qui è la Descrizione dell'attività, ma come sempre, più informazioni si inseriscono e meglio sarà in futuro, anche per analisi successive. Infatti si ha la possibilità di settare, e successivamente anche di modificare, le seguenti informazioni:

• Aggiungere le risorse ed inserire le giornate possibili da fare su questa attività (non vincolante), e la data di inizio/fine.
• Se l'attività che si stà inserendo è fatturabile oppure no.
• Se è fatturabile si può decidere la percentuale fatturabile.
• Inserire il blocco ore (Non consente di inserire in timesheet ore oltre le giornate assegnate).
• Possibilità di fleggare il Computo Non calcolare ricavi su sforamento giorni preventivati (se la risorsa sfora il numero di giornate, comunque non è possibile fatturare più dello stabilito) / Non calcolare costi su sforamento giorni preventivati (se la risorsa è un consulente esterno e mi ha fatto un preventivo a progetto, se sfora il numero di giornate comunque il costo rimarrà invariato).

Una volta inserito e compilato i campi sopra descritti per ciascuna attività necessaria, tornando nella sezione delle commesse, avrò un elenco con tutte le attività inserite. Quando il progetto è iniziato, e se le persone allocate compilano il timesheet quotidianamente, monitorando questa schermata avremo già molte informazioni interessanti. Come per esempio quanti sono i giorni complessivi stimati, quanti giorni sono stati lavorati/lavorati approvati (consolidato al mese precedente) e quanti ne restano.

Una volta finito questi settaggi obbligatori, se torniamo sulla maschera principale della Commessa, noteremo che nella parte in basso si sono popolati delle tabelle con informazioni aggiuntive.

Tabella delle Stime:

• Importo: Importo concordato con il cliente.
• Giorni: Giornate preventivate e spalmate su ciascuna risorsa.
• Costo: Costo delle risorse al netto delle giornate inserite.
• Spese: Se abbiamo inserito spese aggiuntive (es di trasferta) alle risorse
• Margine: Il totale fatto fra l'importo di partenza e il netto delle spese/costi.

Tabella Consuntivato (tabella con info andamento):

• Fatturato: Importo fatture emesse
• Maturato: Lavoro maturato.
• Giorni: Giornate svolte dalle risorse
• Costo: Costo effettivo
• Spese: Spese sostenute
• Spese Rifatturate: Spese sostenute già rifatturate
• Margine: Andamento reale del margine al netto di tutti i dati sopra.

Tabella Residuo: La differenza delle precedenti tabelle è riepilogata in questa.

• Importo:
• Maturato:
• Giorni:
• Costo:
• Spese:

Tabella Sforamenti:

• Giorni non fatturabili:
• Giorni non pagati:

Tabella Avanzamento:

• Maturato:
• Giorni:
• Costi:

Tabella Marginalità:

• Margine/Maturato:
• Margine/Stima: