RISORSE

Dal menu RISORSE è possibile accedere alle funzionalità di consuntivazione per i dipendenti e collaboratori dell'azienda e alle funzionalità di approvazione dei time-sheet e dei giustificativi per le persone dell'ufficio Risorse Umane e/o i responsabili di unità organizzative.

Inserimento Ore

Inserimento Ore

Ogni dipendente o collaboratore attivo può e deve accedere a questa pagina, per:

• compilare il time report delle attività svolte per ogni giorno del mese
• inserire eventuali note spese
• firmare il time report per confermare che ha concluso la compilazione mensile

Nel form in alto si consiglia di spuntare sia il flag "Visualizza lista" che "Salvataggio automatico" che di default non sono selezionati. Il primo se flaggato consente di selezionare più rapidamente la commessa su cui inserire le ore di lavoro in quanto il campo di inserimento della commessa si configura come lista di selezione ed è possibile ricercare la commessa digitando il codice o parte del nome nel campo stesso. Se invece non viene spuntato la ricerca della commessa si dovrà effettuare dal tasto con l'icona della lente che apre un pop-up di ricerca. Il flag di salvataggio automatico invece serve per salvare automaticamente le ore inserite sul time report quando si cambia commessa o attività nel form. In questo modo si è sempre sicuri di non perdere gli inserimenti fatti. Le impostazioni dei due flag restano per gli accessi successivi quindi è sufficiente spuntarli la prima volta che si accede alla pagina.

Per l'inserimento o la modifica delle ore sul time report è sempre necessario selezionare prima la commessa e l'attività e poi sarà possibile inserire le ore lavorate nel campo "ORE" del giorno o dei giorni nel form sottostante. Il campo "ORE" converte automaticamente il testo inserito formato HH:MM. Quindi ad esempio per inserire l'intera giornata di lavoro su di una precisa commessa, basta digitare "8" nel campo "ORE" del giorno/i in questione, e il sistema genererà in automatico 08:00 (il numero di ore da lavorare per giornata è stabilito dal contratto di ciascun lavoratore, questo è solo un esempio). Se il proprio contratto di lavoro prevede ad esempio 7 ore e 30 minuti di lavoro ordinario al giorno si può digitare "730" nel campo "ORE". Altri esempi:

• se digito "010" viene convertito in "00:10" e quindi indico 10 minuti di lavoro
• se digito "0010" viene convertito sempre in "00:10"
• se digito "001" viene convertito in "00:01" quindi 1 minuto.
• se digito "0001" viene convertito sempre in "00:01"

Quando cambio commessa o attività le ore inserite vengono visualizzate nel form vengono visualizzate solo le ore inserite per quella specifica commessa e attività e la altre ore inserite vengono visualizzate sulla destra della tabella nella colonna "Attività nel mese".

Esiste la possibilità di compilare massivamente il report con la funziona e di "autocompilazione" totale o parziale. L'autocompilazione totale consente di inserire automaticamente tutte le ore residue (quelle ancora non compilate nel time report rispetto al proprio contratto di lavoro) nella commessa e attività scelte. Se ad esempio il mio contratto di lavoro prevede 8 ore al giorno di attività e ho già inserito 2 ore al giorno su una commessa e attività specifica, cambiando commessa e/o attività e cliccando su pulsante "autocompila" vengono inserite le restanti 6 ore al giorno sulla nuova commessa scelta. L'autocompilazione totale è disponibile solo per le risorse che hanno un contratto di lavoro con un monte ore fisso giornaliero (tipicamente i dipendenti e non i collaboratori esterni). L'autocompilazione parziale consente di specificare il giorno del mese di partenza, il giorno del mese di fine e il monte ore giornaliro da inserire sulla commessa. Ad esempio se scelgo come giorno di inizio il "10" e come giorno di fine il "20" e digito "3" nel campo ore cliccando sul tasto "autocompila" verranno inserite 3 ore per ogni giorno lavorativo tra il 10 e il 20 del mese.

Se non si è spuntato il flag "Salvataggio automatico" bisogna ricordarsi di cliccare sul pulsante "Salva" per confermare i dati inseriti nel time-report.

Per modificare delle ore precedentemente inserite bisogna inserire nel form sempre la commessa e l'attività in cui abbiamo inserito le ore. Per eliminare le ore inserite si può cliccare sull'icona con il simbolo del cestino o svuotare il campo con le ore e cliccare su salva. Per spostare le ore su un'altra commesse e/o attività si può utilizzare l'icona con il simbolo delle frecce.

Note spese Sarà inoltre possibile aggiungere delle note spese alle commsse/ore inserite su determinate attività andando a cliccare sul pulsante con l'immagine del "$". Cliccato il pulsante, Cometa ci aprirà una nuova finestra con la funzionalità per le note spese. Se clicchiamo sul pulsante "Inserimento" ci apparirà un form con diversi campi da compilare. Il primo è selezionare o creare il tipo di spesa sostenuta, poi si inserisce l'importo e la valuta della spesa, delle note in caso si debba specificare ulteriori dettagli e la possibilità di allegare un documento (fattura, nota spesa ecc ecc) o uno scontrino. Questa funzionalità è molto facile da realizzare sopratutto da mobile. Pensiamo per esemppio ad un dipendente in trasferta che abbia appena consumato un pasto. Basterà che il dipendente in questione inserisca questa nota spese, e gli sarà possibile fotografare direttamente lo scontrino dal suo smartphone. E' possibile inoltre fleggare la voce "Spese già sostenute dall'azienda (non saranno rimborsate)" nel caso in cui l'azienda abbia già pagato l'importo della nota spese che stiamo aggiungendo (per es. nel caso in cui il dipendente paghi la nota spese con una carta di credito aziendale). Alcune tipologie di spesa che hanno un funzionamento specifico, come per esempio le voci "Auto Aziendale/Noleggio" e "Auto Personale". Automaticamente si può configurare Cometa affinchè ti dia un importo fisso di rimborso spese per il km. E' possibile comunque lasciare modificabile l'importo per i km. Una volta impostato i campi necessari alla mia nota spese, troveremo i soliti campi "Applica" "Salva->Nuovo" "Salva->Esci" "Nuovo" "Elimina" "Esci".

Richiesta giustificativi

In questa sezione, il singolo dipendente potrà inserire giustificativi (malattia, ferie, permessi retribuiti ecc ecc) di diversa natura. Alcuni di essi sono auto approvanti, come il giustificativo di malattia. Altri invece, una volta configurati e salvati, vengono posti all'attenzione del responsabile/i per essere approvati (Ferie, permessi ecc ecc).

Timbrature

Anticipi Rimborsi

In questa sezione è possibile creare delle note di Anticipi/Rimborsi già sostenuti dall'azienda. Ovviamente a fine mese o fine progetto, questi importi saranno scalati dal dovuto finale.

Rimborsi

In questa sezione è possibile consultare la lista di tutti i rimborsi già precedentemente inserite.

Riepilogo Mensile

In questa funzionalità possiamo trovare un riepilogo dei nostri timereport, sia attuali che passati.

Configura

Risorse - Configura

In questa funzionalità, accessibile solo da alcune figure amministrative, sarà possibile configurare diverse voci per le nostre Risorse.

Categoria di Spese In questa sezione posso aggiungere una nuova tipologia di spesa. Nella creazione della tipologia di spesa ho diverse opzioni per personalizzare e meglio catalogare l'analisi dei dati. Vediamone alcune:

• Possiamo precaricare un importo per la nostra nuova Nota Spese nel campo Importo, e possiamo decidere se questo importo precaricato possa essere modificato o meno spuntando la voce "Fissa".
• Posso fleggare se si tratta di spese che sostengo per le trasferte, oppure sono spese di rappresentanza.
• Posso indicare se questa spesa venga calcolata in sostituzione del ticket (nel caso in cui l'azienda fornisca questo genere di prestazione). Se per es. il dipendente è in trasferta e non usufruisce del ticket dovuto.
• Riservata all'Amministrazione sono spese che può gestire solo l'Amministratore (es voli aerei ecc ecc )
• Rifatturabili serve a sapere se la spesa è rifatturabili al cliente, e dove e possibile, aggiungere delle % di ricarico per la rifatturazione.
• Indennità km, significa che gli importi vengono presi dalla tabella di configurazione delle Indennità chilometriche.
• Rimborso viene utilizzato per esempio per delle spese forfettarie riconosciute al dipendente.
• Indennità di trasferta serve per riconoscere una diaria al dipendente in trasferta.
• E' possibile indicare il massimale per la spesa, ma questo dato non è definitivo. Nel senso che, al dipendente è concesso sforare l'importo immesso, ma verrà segnalato da cometa in fase di approvazione del timereport.

Festività

Importazione Timbrature

Indennità km Posso andare ad inserire delle categorie di indennità per ogni tipologia di veicolo e per ogni tipo di inquadramento.

Tipi automobili Si può configurare diverse tipologie di automobili (importata la tabella dell'ACI).

Tipi Causali Timbrature

Tipi inquadramento

Livelli Contrattuali

Classificazione Inquadramenti

Tipologie di Spesa: Serve più che altro a fini di analisi. Posso definire che tipo di categorie voglio inserire per le spese.

Tipologie Giustificativi

Valute

REPORT

vedi Report risorse