PROGETTI

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Commesse

Nella sezione delle "Commesse" (PROGETTI/COMMESSE) ciascuna risorsa può visualizzare in base al proprio profilo le commesse di propria competenza ovvero le commesse nelle quali si è stati censiti come risorsa, capo progetto o responsabile di struttura. Gli utenti con privilegi di amministrazione possono visualizzare tutte le commesse anche quelle non di propria competenza.

Ciascuna risorsa o gruppo di risorse può essere profilata per abilitare la visualizzazione, l'inserimento, la modifica e la cancellazione di commesse.

Inserimento nuova commessa

E' possibile inserire una nuova commessa cliccando sul pulsante "Inserimento" oppure partendo dall'offerta (si veda la pagina Offerte.

Campi obbligatori:

• Tipo commessa: sono predefinite alcune tipologie (consuntivo, progetto ecc.) oppure se ne possono inserirne/crearne delle nuove tramite il bottone '+'
• Offerta: per la creazione della commessa è sempre obbligatorio aver inserito un'offerta. E' possibile selezionare l'offerta o inserirne una nuova attraverso il tasto con l'icona della lente presente vicino al campo. Se si vuole inserire una commessa per un'attività interna è necessario configurare un'offerta indicando un cliente fittizio. Ad una offerta possono essere associate più commesse.
• Settore / tipo attività: tabella di classificazione della commessa che è possibile personalizzare inserendo nuove tipologie con il tasto "+"
• Descrizione: breve descrizione della commessa. Solitamente si riporta la stessa descrizione dell'offerta.
• Stato: è possibile impostare la commessa come: Aperta, Chiusa, Stand by, In chiusura. E' possibile consuntivare ore di lavoro sulla commessa solo quando si trova in stato Aperta.
• Data inizio: definisce l'inizio della finestra temporale in cui le risorse possono caricare ore nel time-sheet per questa commessa.
• Capo progetto: persona che gestisce il progetto; è possibile sceglierne una dalla lista a tendina, oppure inserirne una nuova.
• Responsabile struttura: Responsabile della Business unit.

Capo progetto e Responsabile struttura sono dati fondamentali oltre che obbligatori in Cometa, in quanto, quando le risorse caricheranno i vari effort sui propri timesheet (nonché i giustificativi come ferie, malattie ecc.), queste due figure saranno quelle che dovranno approvare o annullare tutte queste richieste e consuntivazioni. Campi non obbligatori:

• Importo: Inserire l'importo. E' possibile inserire un importo differente da quello inserito nell'offerta in virtù del fatto che ad un'offerta potrebbero essere associate più commesse. Nell'offerta poi viene visualizzato il totale degli importi di tutte le commesse associate per consentire di verificare eventuali incongruenze.
• Limite giorni lavorabili: tetto massimo di effort complessivo per tutte le risorse. Se viene impostato non consente alle risorse di inserire nel time-sheet più giorni di quelli consentiti. Questo dato può essere utile per mantenere il controllo dello stato di avanzamento del progetto, può essere modificato in qualsiasi momento.
• Trattamento dati personali: se la commessa prevede che si abbia accesso a dati personali, è possibile indicarlo con queesto flag. E' poi possibile, come vedremo di seguito, procedere anche con la compilazione del Registro dei trattamenti. Di default, la compilazione del Registro non è obbligatoria ma è possibile configurare Cometa per rendere obbligatorio questo step per poter poi utilizzare la commessa. In tal caso, se nella commessa il flag viene impostato, Cometa non consentirà di procedere con la gestione della commessa finché non sia stato inserito anche il Registro dei trattamenti.
• Priorità: campo informativo personalizzabile per classificare la commessa sulla base dei livelli di priorità.
• Numero ordine: solitamente questa informazione viene compilata a livello di offerta. Ma nel caso che l'offerta abbia più commesse associate con ordini specifici da parte del cliente è possibile indicarlo nella commessa.
• Documento d'ordine: Consente l'inserimento del documento d'ordine ricevuto dal cliente.
• Data fine prevista: se compilato definisce la fine del periodo in cui le risorse possono consuntivare ore di lavoro per questa commessa.
• Data fine effettiva: è un campo informativo non ha impatti sulla compilazione del time-sheet.
• Registro trattamento dati personali: vedi Registro trattamento dati personali
• Incarico firmato: Flag informativo senza impatti funzionali
• Interna: Flag informativo senza impatti funzionali.
• Reperibilità: spuntando questo flag si abilità la possibilità per le risorse di inserire nel time-sheet ore di reperibilità e di intervento in reperibilità.
• Diaria: spuntando questo flag Cometa applicherà la diaria nel caso la risorsa indichi delle trasferte nel time-sheet. Il valore della diaria è definito nei costi della risorsa associati alla commessa (vedi Assegnazione risorse alla commessa
• Spese rifatturabili: se viene spuntato questo flag le spese caricate dalle risorse verranno considerate da rifatturare al cliente (vedi Note spese).
• Forza maturato: campo dismesso.
• Cliente finale: Può esser utilizzato per censire il cliente finale nel caso il progetto sia intermediato commercialmente da un partner o rivenditore o nel caso di progetti in subappalto.
• Importo mensile fatturabile: questo campo può essere utilizzato sia per definire un canone mensile da fatturare al cliente sia per impostare un importo di maturato fisso mensile (vedi pagina Consuntivi).

Associazione risorse alla commessa

Una volta creata la commessa, è possibile definire il team di lavoro che farà parte del progetto. Per fare ciò occorre cliccare sul link "Risorse" in alto a sinistra della scheda della commessa. La pagina visualizzata consente di associare le risorse in due modalità:

1. metodo rapido: in alto viene visualizzato l'elenco delle risorsa del proprio team (vengono filtrate in base all'unità organizzativa o nel caso si abbia un profilo di amministrazione vengono visualizzate tutte le risorse dell'azienda) e dopo aver selezionato quelle di nostro interesse si possono spostare con il pulsante ">" nel riquadro di destra. I tasti ">" o "<" si spostano solo la/le risorsa/e selezionate, mentre con i tasti ">>" o "<<" si spostano tutte in blocco. Una volta portate sul riquadro di destra le risorse selezionate si possono associare alla commessa cliccando sul pulsante "Inserisci". Prima di aggiungere le risorse si possono impostare i valori di costo e ricavo (rate) giornalieri previsti per ciascuna risorsa. I valori proposti di default sono quelli presenti nell'anagrafica di ciascuna risorsa. Il rate è possibile modificare per singola risorsa o per tutte le risorse selezionate con il campo "Applica questo rate alle risorse selezionate".
2. metodo dettagliato: con questo metodo si deve inserire una risorsa per volta ma si possono definire in dettaglio tutti i parametri di costo e recato di ciascuna risorsa. Per inserire la singola risorsa si deve cliccare sul pulsante "Inserimento" in basso nella videata e compilare il form di inserimento della risorsa.

Form inserimento risorsa su commessa

Il form prevede i seguenti campi: ...

Definizione attività del progetto

Una volta definito le persone che lavoreranno su questa commessa, devo indicare le attività che saranno svolte per questa commessa. E per farlo mi basterà cliccare sulla dicitura "Attività" in alto a sinistra (a fianco della dicitura appena cliccata "Risorse"). Se è la prima volta che inseriamo attività sa svolgere su una commessa, la maschera in cui atterreremo sarà vuota, ma sarà possibile aggiungerne una andando a cliccare sul tasto "inserisci". Cliccato sul tasto menzionato precedentemente, atterreremo in un nuovo form di inserimento. L'unico campo obbligatorio qui è la Descrizione dell'attività, ma come sempre, più informazioni si inseriscono e meglio sarà in futuro, anche per analisi successive. Infatti si ha la possibilità di settare, e successivamente anche di modificare, le seguenti informazioni:

• Aggiungere le risorse ed inserire le giornate possibili da fare su questa attività (non vincolante), e la data di inizio/fine.
• Se l'attività che si stà inserendo è fatturabile oppure no.
• Se è fatturabile si può decidere la percentuale fatturabile.
• Inserire il blocco ore (Non consente di inserire in timesheet ore oltre le giornate assegnate).
• Possibilità di fleggare il Computo Non calcolare ricavi su sforamento giorni preventivati (se la risorsa sfora il numero di giornate, comunque non è possibile fatturare più dello stabilito) / Non calcolare costi su sforamento giorni preventivati (se la risorsa è un consulente esterno e mi ha fatto un preventivo a progetto, se sfora il numero di giornate comunque il costo rimarrà invariato).

Una volta inserito e compilato i campi sopra descritti per ciascuna attività necessaria, tornando nella sezione delle commesse, avrò un elenco con tutte le attività inserite. Quando il progetto è iniziato, e se le persone allocate compilano il timesheet quotidianamente, monitorando questa schermata avremo già molte informazioni interessanti. Come per esempio quanti sono i giorni complessivi stimati, quanti giorni sono stati lavorati/lavorati approvati (consolidato al mese precedente) e quanti ne restano.

Una volta finito questi settaggi obbligatori, se torniamo sulla maschera principale della Commessa, noteremo che nella parte in basso si sono popolati delle tabelle con informazioni aggiuntive.

Tabella delle Stime:

• Importo: Importo concordato con il cliente.
• Giorni: Giornate preventivate e spalmate su ciascuna risorsa.
• Costo: Costo delle risorse al netto delle giornate inserite.
• Spese: Se abbiamo inserito spese aggiuntive (es di trasferta) alle risorse
• Margine: Il totale fatto fra l'importo di partenza e il netto delle spese/costi.

Tabella Consuntivato (tabella con info andamento):

• Fatturato: Importo fatture emesse
• Maturato: Lavoro maturato.
• Giorni: Giornate svolte dalle risorse
• Costo: Costo effettivo
• Spese: Spese sostenute
• Spese Rifatturate: Spese sostenute già rifatturate
• Margine: Andamento reale del margine al netto di tutti i dati sopra.

Tabella Residuo: La differenza delle precedenti tabelle è riepilogata in questa.

• Importo
• Maturato
• Giorni
• Costo
• Spese

Tabella Sforamenti:

• Giorni non fatturabili: gg. consuntivati su sforamenti o attività il cui ricavo è non fatturabile.
• Giorni non pagati: gg. consuntivati su sforamenti o attività il cui costo non sarà riconosciuto alla risorsa (ad esempio nel caso di risorse esterne su commesse a progetto).

Tabella Avanzamento:

• Maturato: è la percentuale di avanzamento calcolata sul Maturato (maturato complessivo / importo commessa)
• Giorni: è la percentuale di avanzamento calcolata sull'effort (gg consuntivati / gg stimati)
• Costi: è la percentuale di avanzamento calcolata sui costi (costi stimati / costi effettivi)

Per il corretto andamento del progetto ci si aspetta che le tre percentuali siano abbastanza in linea tra loro, diversamente è probabile che le stime iniziali non siano confermate dall'avanzamento delle attività.

Tabella Marginalità:

• Margine/Maturato
• Margine/Stima

Gestione COSTI/RICAVI FISSI

Cliccando sulla voce "COSTI/RICAVI FISSI" della commessa posizionato in alto è possibile inserire e gestire altri costi e ricavi. Si possono verificare nel caso ad esempio di spese di affitto locali, o acquisto di un servizio da un fornitore esterno a costo predeterminato.

I costi e ricavi fissi, devono essere inseriti su un determinato mese e andranno a concorrere alla formazione del relativo consuntivo.

Possono essere associati o a un fornitore o a una risorsa. Nel caso si associno i costi a una risorsa, occorre specificare anche l'attività che sarà presa tra le attività cui quella risorsa appartiene.

Stato risorse

Lo stato delle risorse mostra l'andamento delle risorse e delle attività della commessa in termini di giorni stimati, lavorati e rimasti. I "giorni lavorati approvati" e i "giorni approvati rimasti" si riferiscono solo a timesheet in stato approvato mentre le altre colonne si riferiscono ai dati effettivi al momento della consultazione.

Gestione task

Con questa funzionalità è possibile (per i profili utenti abilitati) creare dei nuovi task di lavoro associati ad una specifica Commessa e attività. I campi da compilare per la creazione del task sono i seguenti:

• Titolo: breve descrizione del task.
• Cliente: ragione sociale del cliente (è sufficiente iniziare a digitare la ragione sociale per consentire a Cometa di proporre i clienti corrispondenti).
• Oggetto: il nome della commessa (viene visualizzata la lista delle commesse attive per il cliente selezionato)
• Attività: l'attività all'interno della commessa alla quale si vuole associare il task (non è obbligatorio ai fini della creazione del task ma è necessario indicarlo se si vuole consentire alla risorsa a cui viene associato il task di consuntivare le ore di lavoro direttamente nel task)
• Assegnato a: risorsa a cui viene assegnato il task di lavoro.
• Referente: il referente presso il cliente a cui riportare sull'esito del task (campo facoltativo).
• Stato: stato di avanzamento del task. Su Cometa sono preconfigurati degli stati che possono essere personalizzati dal cliente.
• Criticità: anche la tabella con il livello di criticità è predefinita ma è possibile personalizzarla.
• Tracker: tipologia del task (tabella pre-configurata personalizzabile)
• Priorità: la priorità può essere definita con un numero intero. Più è alto il valore e più si intende urgente la risoluzione del task.
• Dipendente da: in questo campo è possibile definire la dipendenza del task da un'altro task ed è utile per consentire a cometa, come vedremo in seguito, di proporre la corretta pianificazione dei task assegnati alla risorsa.
• Visibile al cliente: come sarà descritto di seguito è possibile abilitare un'area di Cometa riservata al cliente finale per consentire di visualizzare lo stato di avanzamento di tutti, di inserire nuovi task e di modificare quelli presenti per fornire eventuali informazioni utili allo svolgimento del lavoro.
• Data inizio prevista: può essere compilata manualmente o lasciato vuoto ed eventualmente compilato in automatico da Cometa in base all'algoritmo di pianificazione
• Data fine prevista: può essere compilato manualmente o lasciato vuoto ed eventualmente compilato in automatico da Cometa in base all'algoritmo di pianificazione
• Blocco data inizio: se viene inserito manualmente si può spuntare questo campo per indicare a Cometa di non modificare o compilare automaticamente la data di inizio attività prevista.
• Ore stimate: viene compilato con la stima di effort per lo svolgimento dell'attività.
• Fattura stime ore lavorate: con questo campo si definisce se ai fini dell'eventuale fatturazione del task si considerano le ore effettivamente consuntivate o quelle indicate nelle "Ore stimate".

Metodologia suggerita

Di seguito riportiamo la metodologia suggerita per la gestione dell'avanzamento del task nelle varie fasi della lavorazione in base agli stati presenti come default di Cometa

• stato "S0 - New": si trova in stato new un task che può essere preso in carico senza la necessità di effettuare prima delle previsioni di impegno e di date di scadenza
• stato "S1 - Get Evaluation": prima di prendere in carico il task la persona a cui viene assegnato dovrà compilare i campi delle ore stimate ed eventualmente della data inizio e data fine previsti e poi cambiare lo stato in Evaluated
• stato "S2 - Evaluated": chi ha aperto il task a questo punto può decidere se accettare la stima o confrontarsi con chi l’ha fatta per valutare se e come modificarla. Una volta accettata la stima chi ha aperto il task deve spostarla in "S3 - Accepted".
• stato "S3 - Accepted": a questo punto si può prendere in carico il task.
• stato "S3 - Feedback": questo stato indica che il lavoro è fermo in attesa di risposte da parte del cliente o di chi ha aperto il task. La risorsa a cui è assegnato il task può spostarlo in questo stato per richiedere dettagli e informazioni necessarie allo svolgimento del lavoro.
• stato "S4 - Working": task in lavorazione.
• stato "S5 - Available for test": task rilasciato in test (questo stato potrebbe essere bypassato se non applicabile o pertinente)
• stato "S5 - Tested": testato (questo stato potrebbe essere bypassato se non applicabile o pertinente)
• stato "S6 - Solved": attività conclusa e task risolto e rimesso all'attenzione di chi lo ha aperto per verificare se il risultato è quello atteso.
• stato "S90 - Closed": chi ha aperto il task conferma che è stato chiuso positivamente.
• stato "S90 - Rejected": chi ha aperto il task lo chiude ma non conferma che la conformità del lavoro svolto.

Pianificazione automatica

Cometa ha attivo un algoritmo che consenti di compilare automaticamente le date di inizio e fine previsti per lo svolgimento dei task considerando come valori determinanti per la pianificazione le seguenti condizioni:

• che sia compilato il campo "Ore stimate" sul task e che il task sia assegnato ad una risorsa
• tiene in considerazione le ore di lavoro previste dal contratto della risorsa
• tiene in considerazione eventuali giustificativi inseriti nel periodo di lavorazione del task
• considera l'eventuale dipendenza da un altro task in modo che se è impostata una dipendenza venga rispettata nella pianificazione
• da un peso sia al valore inserito nel campo "criticità" e nel campo "priorità" per definire l'ordine in cui pianificare i task

Sulla base di queste informazioni Cometa si occupare di proporre delle stime sulle date di lavorazione previste per ciascun task.

Consuntivazione

Se il task è compilato correttamente con l'indicazione della commessa, dell'attività e della risorsa a cui è assegnato quest'ultima può compilare il time-sheet direttamente dalla maschera del task attraverso l'icona presente in alto a forma di orologio. In questo modo si indicano sia le ore effettivamente effettuate per lo svolgimento del lavoro che automaticamente vengono riportate sul time-sheet mensile della risorsa.

Dashboard homepage

Come descritto nella pagina del manuale COMETA HOMEPAGE in home page la risorsa ha la possibilità di gestire in modo più funzionale attraverso una rappresentazione in stile Kanban Board i task che ha in carico se cambiare lo stato di avanzamento semplicemente spostando (con il drag & drop) i task da una lista all'altra.

Report

Vedi pagine:

• Report commesse
• Report progetti

Configura

Vedi Tabelle#Progetti