GESTIONE TASKS

GESTIONE PROGETTI >>

I TASK consentono di gestire in un unico ambiente il lavoro da eseguire.
Sono anche il punto di partenza per la creazione e pianificazione dei progetti
Ciò non toglie che possano comunque essere utilizzati anche standalone.
La creazione e la pianificazione dei progetti invece presuppone l'utilizzo dei task.

Cosa sono i task?
I task sono entità che consentono di definire un'attività da eseguire e di gestirla in tutte le sue sfaccettutare.
Possono essere utilizzati anche come sistema di ticketing in quanto possono essere aperti dai nostri clienti a cui è stato consentito l'accesso. Quindi la gestione dei task può essere considerata una gestione allargata di un sistema di ticketing, di cui il ticketing ne è un sottoinsieme.

Configurazioni di base

I task sono integrati con molte funzionalità di cometa.
Per essere utilizzati correttamente occorre gestirne in modo opportuno la configurazione.

Criticità

In questa sezione è possibile configurare i livelli di criticità che si possono associare ai task.
L'ordine consente di indicare l'ordinamento da applicare in caso si richieda l'ordinamento dei task nella Kanban.

Stati

Lo stato di un task può essere parametrizzato con molti valori.

• Codice: codice identificativo dello stato del task, può essere utilizzato per la comunicazione con altri sistemi
• Descrizione: nome dello stato
• Classificazione: indica in quale colonna della Kanban inserire il task. I valori sono:
  • BACKLOG
  • TO DO
  • IN PROGRESS
  • FEEDBACK
  • DONE
• Colore: colore utilizzato per identificare lo stato.

Il task sarà inserito nelle relative colonne della Kanban in home page in base a questo valore. Se spuntato il check considera questo stato come stato di default della classificazione assegnata, in fase di spostamento con drag drop del task da una colonna all'altra, questo sarà lo stato che sarà impostato di al task.

Parametri funzionali:

• Iniziale: lo stato proposto di default all'apertura di un nuovo task.
• Completato: considera il task completato, chiuso.
• Da collaudare: stato utilizzato per l'integrazione con i collaudi
• Collaudo riuscito: stato utilizzato per indicare l'ok del collaudo.
• Collaudo fallito: stato per indicare il fallimento del collaudo.
• Archiviabile: consente di abilitare l'archiviazione del task. Se archiviato non viene più visualizzato nella Kanban.
• Presa in carico: nella gestione delle SLA stato di presa in carico
• Workaround: nella gestione delle SLA stato di workaround
• Fix: nella gestione della SLA stato di FIX

Tracker

Per Tracker si intende una sorta di classificazione del Task. E' un modo per etichettare la tipologia del task.

Configura

In questa sezione si possono configurare alcuni parametri aggiuntivi per la gestione dei Task.



Nella scheda delle opzioni si possono nascondere i seguenti campi, nel caso non si abbia la necessità di utilizzarli:

• Priortià: nasconde il campo numero che serve ad indicare la priorità
• Visibile al cliente: nasconde il check che consente di rendere visibile al cliente il task
• Tags: consente di nascondere l'assegnazione di un tag al Task.
• Fattura stima: consente di togliere l'indicazione dell'ammontare delle ore da fatturare.

Nella scheda JIRA è possibile configurare dei parametri per l'interazione con i Task di JIRA.
Il tipo dei parametri sarà specifico per ogni tipo di integrazione.

Inserimento

Data la complessità delle situazioni in cui può essere utilizzato un task, esso è suddiviso in diverse aree che consentono di determinarne le caratteristiche.

Generale

Nella sezione generale del task si possono definire:

• Titolo: titolo identificativo del task
• Cliente: cliente a cui è associato il task
• Oggetto: commessa filtrata in base al cliente selezionato
• Attività: attività della commessa cui assegnare il task
• Assegnato a: Assegnatario del task, preso tra le risorse disponibili per l'attività, precedentemente configurate nella commessa
• Team: team a cui assegnare il task, utile nel caso in cui non si riesca ad assegnare direttamente la risorsa
• Referente: referente del cliente per cui è stato aperto il task
• Osservatori: risorse aggiuntive che possono vedere il task trasversalmente anche se non di propria competenza.

Caratteristiche

• Ambiente: l'ambiente di competenza del task. Es: Produzione, Pre-produzione, Test ecc.. (configurabile). In base all'ambiente è anche possibile Flusso operativo che consente un percorso guidato allo stato dei task. Es da 'Nuovo' posso andare solo in 'Valutazione' e non in altri stati.
• Stato: stato del task. Se il task si trova in uno stato completato non potrà più essere modificato ne non da chi ne ha il permesso.
• Criticità: criticità del task. Si utilizza anche in abbinamento con le SLA.
• Tracker: etichetta del task.
• Priorità: numero indicarne la priorità
• Visibile al cliente: indica che il task può essere reso visibile al cliente. Ambiente collaborativo.
• Tag: tag associabile al task in base ai tag definiti nella commessa.

Tempi

La gestione dei tempi e spiegata dettagliatamente in questa sezione:Parametri di pianificazione del task

• Fattura stima: indica che il task deve essere fatturato per le ore stimate
• Nascondi ore lavorate al cliente: serve a nascondere le ore lavorate al cliente

Application Maintenance

Questa sezione è utilizzabile se all'interno della commessa sono definite le SLA.
Per completezza di seguito sarà indicato come configurare le SLA sulla commessa.

Configurazione SLA

All'interno delle commesse è possibile configurare le SLA (Service level agreement), ossia i tempi con cui i task devono essere conclusi perchè è in essere un contratto con il cliente che prevede la SLA.
Si configurano i seguenti parametri che consentiranno di calcolare i tempi per la lavorazione del task:

• Orario inizio operatività: indica l'orario da considera come orario di inizio giornata lavorativa.
• Orario fine operatività: indica l'orario da considerare come orario di fine giornata lavorativa.

Se definiti questi parametri, questi valgono per qualsiasi giorno che viene selezionato sotto, dal lunedì alla domenica.
Per ogni giorno è possibile definire un'operatività differente. Es al sabato potrebbe essere solo la mattina dalle 9:00 alle 12:00.
Scelti poi gli ambienti da configurare e la priorità è possibile definire il tempo massimo di lavorazione per ogni stato del task in:

• Ore
• Ore lavorative
• Giorni
• Giorni lavorativi

Per le tre fasi:

• Presa in carico
• Workaround
• Fix definitiva

Una possibile configurazione potrebbe essere:



Così configurata se apriamo un task High/Critical in ambiente di Produzione sulla commessa 713 otteniamo questo:



Il sistema mi indica in tempo reale il tempo rimanente e la data di scadenza.
Inoltre il sistema invia mail di alert ai diretti interessati in caso di sforamento dei tempi.

Descrizione

Consente di inserire una descrizione del task.

Allegati

E' possibile inserire qualsiasi allengato, non ci sono limiti per numero e tipologia di file

Checklist

Consente di inserire una lista di cose da fare checklist-like. Consentendo di spuntare man mano le cose fatte.

Flussi Operativi

I flussi operativi consentono di definire un percorso per il cambio stato dei Task.
Se si ha la necessità quindi di creare un workflow con percorsi ben definiti nella vita di un Task si può optare per questa soluzione.

I flussi operativi possono essere definiti su due livelli:

• Ambiente
• Tipologia di commessa

La priorità è la medesima, ossia se il flusso è definito sull'Ambiente viene utilizzato quello, come seconda scelta il flusso impostato sulla tipologia di commessa. Da ultimo si applicano le restrizioni impostate a livello di stati ammessi sempre se impostato sulla tipologia di commessa.

Per semplicità viene mostrato come impostare il flusso operativo per la tipologia di commessa

Per gli ambienti c'è qualche parametro in più ma il concetto è lo stesso. I parametri aggiuntivi nell'ambiente servono ad integrarsi con altri sistemi.



La definizione del flusso consente di definire gli stati di partenza.
Gli stati di partenza possono essere più di uno, quindi si possono creare più percorsi.
Gli stati di partenza sono definiti dall'ordine = 1.
Per ogni stato quindi si può definire l'elenco dei possibili stati successivi dai quali poi sarà possibile definire gli ulteriori stati successivi e così via fino ad arrivare ai possibili stati finali.
Naturalmente si possono creare degli stati che riportano il sistema indietro e quindi si possono creare dei flussi ciclici.

Kanban in Home page

Nella pagina princiaple (home) sono disponibili diverse sezioni:

• Riepilogo
• Task
• News
• Eventi

All'interno dei Task in base a permessi utente possiamo accedere alle seguenti sezioni:

• Elenco task sulla linea del tempo
• Visualizzazione Kanban board
• Visualizzazione statistiche, accessibile solo a risorse di tipo: Capo progetto, Responsabili di struttura o responsabili di unità organizzativa

Linea del tempo

In questa visualizzazione i task vengono posti sulla linea del tempo per avere una visione complessiva del loro andamento.

Kanban board

La kanban è il cuore di tutto COMETA, è la funzione principale con cui tutte le risorse lavorano quotidianamente per le proprie attività e per comunicare tra di loro.

Mette a disposizione molte funzioni per la gestione semplificata dei Task.
Partendo dall'alto abbiamo i filtri. Cliccando sul bottone si apre e si chiude una sezione che mette a disposizione filtri più avanzati.
Cliccando su si ha la possibilità di gestire i preferiti, ossia si salvare la configurazione dei filtri corrente per poi potere essere richiamata successivamente.

La kanban si compone di 5 sezioni:

• Backlog
• To do
• In progress
• Feedback/blocked
• Done

I task saranno visualizzati nella rispettiva colonna in base allo stato e a come è stato classificato lo stato in fase di configurazione.
I task possono essere spostati da una seziona all'altra con il drag and drop. Tale funzione è disponibile a patto che il task non sia sottoposto a vincoli di flusso operativo definiti dall'ambiente o dalla tipologia di commessa cui appartiene.

Intestazione colonne

Ogni sezione della Kanban mostra:

• I task trovati
• I task spostati nella sezione il giorno corrente
• La possibilità di ordinare i task nella sezione in base a:
  • Criticità
  • Oggetto
  • Data scadenza
  • Numero più piccolo: ordine crescente di numero task
  • Numero più grande: ordine decrescente di numero task
  • Titolo

Composizione di un task

Ogni box che rappresenta il task contiene molte informazioni utili ad avere un quadro abbastanza completo del task in uno spazio molto ridotto.

• : è il numero del task. Al click apre la pagina di inserimento e modifica del task in modalità visualizzazione dettaglio
• : indica che il task è collegato ad un'altro task.
• : disponibile se il task è stato pianificato in un gantt; apre il relativo Gantt.
• : disponibile se la commessa a cui è associato il task è presente in un progetto: consente di aggiungere il task al Gantt.
• : indica che il task è scaduto.
• : avatar della risorsa a cui è stato assegnato il task
• : Titolo del Task
• : attività della commessa associata al task
• : numero commessa - cliente - descrizione commessa
• : date di inizio e fine task. E' possibile modificarle direttamente con un click
• : Check list. Indica quante cose sono state fatte sul totale.
• : stato del task. E' possibile modificarlo direttamente con un click.
• : criticità del task
• : ore stimate per l'esecuzione del task. Al click si apre il pop-up con il dettaglio del thread del task collegato.
• : ore lavorate sul task. Se si hanno i permessi al click si apre il pop-up per l'inserimento delle ore.
• : indica il numero di commenti presenti nel task. Al click apre il pop-up con con l'elenco dei commenti

Statistiche

Questa visualizzazione mette a disposizione dati statistici sull'andamento delle varie commesse in base all'andamento dei loro task.

Integrazioni con JIRA

L'integrazione con Jira viene evidenziata sui task con un'evidenziazione diversa del numero e aggiungendo a fianco il relativo task di JIRA, con accesso diretto tramite click.

Notifiche

I Task vengono notificati a:

• Assegnatario
• Capo progetto
• Responsabile di struttura
• Osservatori
• se non è specificato l'assegnatario, al team se specificato
• se non specificato il team a tutte le risorse che fanno capo all'attività della commessa

Le notifiche via mail non vengono inviate a chi sta inserendo/modificando il task.

Scelta notifiche

E' possibile scegliere il tipo di notifiche che si vogliono ricevere.
Per alcuni soggetti, responsabili, capi progetto, si trovano a ricevere molte mail. In questo modo possono decidere quali ricevere.
Rimane comunque sempre valido che si ricevono le notifiche dei task assegnati.
Dal menù: Progetti -> Gestione tasks -> Notifiche tasks


Si può scegliere:

• Disabilita notifiche se sono solo l'osservatore: non si ricevono notifiche se sono osservatore del task
• Disabilita le notifiche se sono solo il capo progetto: non si ricevono notifiche se sono capo progetto del task
• Disabilita le notifiche se sono solo il responsabile di struttura: non si ricevono notifiche se sono responsabile di struttura del task
• Disabilita le notifiche se sono inviate al mio team: non si ricevono notifiche se faccio parte del team a cui è assegnato il task
• Disabilita le notifiche se riguardano task non assegnati: non si ricevono notifiche per i task non assegnati ad alcuno
• Disabilita notifiche di avvertimento: task scaduti

Accesso ai clienti

I task possono essere acceduti e creati anche dai nostri clienti.
In questo modo si possono gestire i ticket e le varie richieste in modo collaborativo.
La gestione del lavoro attraverso i task con i clienti permette di avere il tracciato di tutti gli scambi di informazione riguardanti un determinato argomento in un unico punto, migliorando di non poco la chiarezza e gestione del lavoro, cosa che solitamente con lo scambio continuo di mail risulta molto dispersiva e poco efficace.

Per consentire l'accesso ai clienti occorre abilitare il cliente all'accesso alla nostra istanza di Cometa.
N.B. lo stesso accesso può essere utilizzato anche con l'app di COMETA.

Abilitazione accesso cliente

L'abilitazione dell'accesso alla nostra istanza di COMETA si effettua dalla pagina di gestione del cliente nella scheda "Accesso"



Abilitato il cliente occorre abilitare anche i relativi referenti.
Innanzitutto occorre associare al cliente i suoi referenti dalla scheda dei referenti del cliente.
I referenti sono elementi della Rubrica di COMETA.



Ora non dobbiamo fare altro che dare l'accesso ai diversi referenti del cliente, se ne ha più di uno.
Ognuno potrà accedere con le proprie credenziali.

Dalla Rubrica scelto il referente portarsi nella scheda Accesso e cliccare su Esegui a fianco di Invita.



Di default viene proposto come username la mail del referente, ma volendo può essere modificato.
L'invito invierà una mail al referente con le informazioni necessarie per entrare in COMETA.

Abilitazione alla visualizzazione dei task

Ogni referente di un cliente sarà sempre in grado di visualizzare i Task da lui aperti.
Per visualizzare invece i task aperti da noi sono necessarie 2 condizioni:

• Nel Task deve essere spuntato il flag Visibile al cliente
• Nell'offerta relativa alla commessa cui si riferisce il Task deve essere incluso nei referenti.

Questa scelta è nasce dalla necessità di limitare da parte dei diversi referenti del cliente di vedere Task non di propria competenza, non tanto per ragioni di riservatezza, perchè comunque si parla dello stesso cliente, quanto per evitare confusione e errori potenziali.

Permesso al livello di Task



Permesso a livello di offerta

Interfaccia per il Cliente

All'accesso i clienti si trovano la seguente interfaccia



Da qui il cliente potrà interagire con noi nella tre aree messe a sua disposizione:

• Tasks
• Collaudi
• Analsi progetti

Tali funzionalità sono disponibili anche sull'app.

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