CONFIGURAZIONE PARAMETRI

AUTORIZZAZIONI DI SPESA >>

Le autorizzazioni di spesa prevedono la configurazione di una serie di parametri per guidare il comportamento.

Menù: Controllo di gestione -> Acquisti -> Parametri

Generale

Presidente, Vice Presidente, Direttore Generale e Vice Direttore sono figure a cui vengono dati poteri di spesa e pagamento superiori agli ordinari Responsabili di dipartimento o Uffici tecnici.
I due flag di delega spesa e pagamento consentono di indicare le risorse sotto selezionate come risorse che possono approvare rispettivamente le autorizzazioni di spesa/fatture in vece degli incaricati designati, in questo caso però dovranno allegare un documento di autorizzazione.

Consiglio direttivo

Consente di impostare le risorse che fanno parte del consiglio direttivo ed indicare la risorsa che si occuperà dell’approvazione delle autorizzazioni di spesa nel caso in l’autorizzazione lo richieda.

Centrale acquisti

Consente di specificare le risorse che fanno parte della centrale acquisti. Tali risorse possono gestire fatture, eseguire le correzioni e rettifiche alle autorizzazioni di spesa.

Uff. PIACON

Consente di specificare le risorse che fanno parte dell’ufficio di pianificazione e controllo. Tali risorse possono eseguire rettifiche e revisioni delle autorizzazioni di spesa, gestire i Budget ed eseguire traslazioni di budget tra voci di budget diverse.

Ufficio Amm.

Consente di specificare le risorse che fanno parte dell’ufficio amministrazione. L’ufficio amministrazione può segnare i pagamenti delle fatture, accedere allo scadenziario delle fatture.

Uff. Int. Revisione

Consenti di specificare le risorse che fanno parte dell’ufficio interno di revisione. Attualmente a tale ufficio non sono assegnati particolari privilegi

Uff. Legale

Consente di specificare i membri dell’ufficio legale. A tali risorse vengono inviate notifiche inerenti i contratti clienti/fornitori scaduti

Testi messaggi

Consente di personalizzare l’oggetto e ti testi delle mail che vengono inviate dal sistema nell’ambito di gestione delle autorizzazioni di spesa e delle fatture.

• Autorizzazione di spesa ‘AUTORIZZATA’: questo messaggio viene inviato in fase di autorizzazione dell’autspe ai membri dell’ufficio richiedente o all’ufficio competente responsabile della voce di budget.
• Autorizzazione di spesa ‘RICHIESTA’: questo messaggio viene inviato in fase di richiesta di autorizzazione al responsabile e vice-responsabile dell’ufficio tecnico dell’autspe.
• Autorizzazione di spesa ‘RIFIUTATA’: in caso di rifiuto/rigetto dell’autorizzazione di spesa a seguito di una richiesta di autorizzazione. Membri dell’ufficio tecnico richiedente o competente.
• Autorizzazione di spesa: notifica revisione: questa mail viene inviata ai membri del consiglio direttivo nel caso in cui la revisione sia effettuata su un’autorizzazione di spesa che contiene voci di spesa obbligatorie, ossia che devono comunque essere pagate (es utenze), e la cui revisione sfora un importo massimo configurato.
• Autorizzazione di spesa: richiesta documento di autorizzazione: invia la mail di richiesta del documento di autorizzazione all’autorizzatore designato nell’autspe con allegato il documento dell’autspe da firmare.
• Autorizzazione di spesa: richiesta documento autorizzazione per revisione: invia la mail di richiesta del documento di autorizzazione nel caso di una revisione all’autorizzatore della revisione.
• Autorizzazione pagamento ‘AUTORIZZATA’: invia mail di notifica dell’avvenuta autorizzazione di pagamento della fattura ai membri dell’ufficio amministrazione.
• Autorizzazione pagamento ‘RIFIUTATA’: invia mail di notifica del rifiuto ad autorizzare il pagamento di una fattura all’ufficio amministrazione
• Autorizzazione pagamento ‘RICHIESTA’: invia mail richiesta autorizzazione per una voce di fattura all’autorizzatore designato.
• Fatture: sollecito autorizzazione: mail di sollecito per l’autorizzazione delle fatture
• Fatture: sollecito validazione: mail di sollecito per la richiesta di validazione delle fatture ai membri dell’ufficio tecnico di competenza dell’autorizzazione di spesa inserita in fattura.
• Notifica inserimento voce di Budget non di propria competenza: mail inviata all’ufficio tecnico di competenza della voce di budget utilizzata in un’autorizzazione di spesa creata da un altro ufficio tecnico.
• Notifica traslazione di budget: mail di notifica di una traslazione di budget.Le traslazioni di budget tra voci diverse vengono notificate all’ufficio tecnico e a alla centrale acquisti. Le traslazioni di budget tra sotto-voci della stessa voci di budget vengono notificate solo all’ufficio tecnico.
• Pagamento fattura ‘PARZIALE’: Mail di notifica pagamento della fattura parziale ai membri dell’ufficio tecnico dell’autorizzazione di spesa.
• Pagamento fattura ‘SALDO’: Mail di notifica pagamento a saldo della fattura ai membri dell’ufficio tecnico dell’autorizzazione di spesa
• Richiesta caricamento documento d'ordine: non utilizzato
• Validazione pagamento ’RICHIESTA’: notifica di richiesta di validazione di una fattura al/agli uffici tecnici di competenza delle autorizzazioni di spesa incluse nella fattura.

Poteri di Spesa/Pag.

In questa sezione vengono definiti i poteri di spesa e pagamento dei diversi attori



Esiste anche il potere di approvazione di un’autorizzazione di spesa in anni in cui ancora non è stato stanziato il budget.
I parametri sono parlanti.
I poteri di autorizzazione sono suddivisi in poter di approvazione della spesa e di pagamento.
I poteri di autorizzazione riguarda l’approvazione delle autspe.
I poteri di pagamento riguarda l’approvazione delle fatture relative alle autspe.

Per quanto riguarda le revisioni di spesa è possibile configurare dei tetti di sforamento che consento alla centrale acquisti di eseguire la revisione in autonomia. Gli oneri a consumo sono identificati dalle voci di budget considerate come “Spesa obbligatoria”. Gli ultimi 3 parametri riguardano le autorizzazioni di spesa per la gestione del fondo cassa.

• Importo massimo fondo cassa annuale per un UT abilitato
• Importo massimo di ogni autspe di tipo fondo spesa per ogni UT abilitato
• Importo massimo di ogni voce di spesa di un’autspe di fondo cassa.

La gestione dei fondi spesa riguarda la gestione di spese i cui soldi sono già stati dati perché sono presenti in cassa.
L’importo massimo di ogni autspe è necessario per identificare l’importo che si deve richiedere quando il fondo cassa arriva a zero. E’ solo un controllo formale.
L’importo massimo per ogni voce invece identifica il limite entro il quale posso utilizzare il fondo cassa per fare fronte a una spesa.
Es se metto 100€ potrò ad esempio acquistare un po’ di cancelleria, mentre de devo acquistare un IPhone da 300€ allora dovrò aprire un’autorizzazione di spesa.

Utilità

Contiene un’unica funzione di ricalcolo del Budget.

Vista la complessità delle varie iterazioni con gli importi stanziati e fatturati, può capitare che a volte il budget sia disallineato. E’ un evento raro ma può capitare. Con questa funzione viene riallineato correggendo eventuali errori.

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