AUTORIZZAZIONI DI SPESA

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Le Autorizzazioni di Spesa consentono di gestire/tracciare puntualmente la gestione delle spese e di tenere sotto controllo il Budget.

Le autorizzazioni di spesa hanno uno stretto legame con il budget in quanto ogni spesa deve essere imputata ad una sottovoce di budget.

Il Budget è suddiviso in voci e sotto-voci.

Per aprire un’autorizzazione di spesa il budget della relativa sottovoce deve essere capiente.

Ci sono poi tutta una serie di parametrizzazioni che consentono di gestire i limiti di spesa e i soggetti approvatori.

Dato che l’autorizzazione di spesa richiede la presenza di una voce di budget capiente di seguito sarà illustrato come creare una voce e sottovoce di Budget e stanziare il relativo importo nei diversi anni di budget.

Per potere inserire un'autorizzazione di spesa occorre che siano configurate le seguenti entità:

• VOCI DI BUDGET >>
• UFFICI TECNICI >>
• DIPARTIMENTI >>
• CONFIGURAZIONE PARAMETRI >>
• TIPI PROCEDURA >>
• NUMERO FORNITORI >>

PERMESSI

Per accedere alla gestione delle autorizzazioni di spesa, occorre impostare i permessi:

• Autorizzazioni Di Spesa: consente l'accesso alla scheda principale dell'autorizzazione di spesa
• Autorizzazioni di spesa (dettagli): consente l'accesso alle schede di dettaglio (Voci di spesa/fornitori)

Oltre a questi permessi che consentono l'accesso alle relative pagine applicative di gestione delle autorizzazioni di spesa, bisogna essere almeno membri di un ufficio tecnico.

L'appartenenza di una risorsa ad un ufficio tecnico consente di accedere alle autspe, ma l'approvazione viene eseguita dai responsabili o vice responsabili dell'ufficio tecnico o da organi facoltizzati superiori.

INSERIMENTO AUTORIZZAZIONE DI SPESA

Inizialmente occorre inserire solamente una descrizione, l’ufficio tecnico (viene proposto quello di default della risorsa), se si tratta di un fondo spesa, nel caso in cui l’ufficio tecnico sia abilitato se è ricorrente (metadato) ed eventuali note per l’autorizzatore.
Inserita la testata dobbiamo inserire:

• Voci di spesa
• Fornitori

Voci di Spesa

Dal menù in alto a sinistra cliccare su "Voci di Spesa".


Sarà richiesta la competenza del Budget. Se il budget è stato configurato con un solo ente, sarà selezionato automaticamente.
Scelta la voce e sottovoce di budget si può indicare l’importo.
Se la spesa è di competenza di più anni allora si possono specificare le date di inizio e fine. Successivamente cliccando su Calcola competenze annuali

Il sistema calcola le relative competenze in base alle date.
L’utente può modificare il default calcolato dal sistema modificando i valori e cliccando su Applica.
Il flag pagamento anticipato serve per indicare le spese che sono pagate prima dell’emissione della fattura, quindi in fase di ricezione della fattura non sarà necessario approvarle e la richiesta di approvazione produrrà un’automatica accettazione.
Aggiunte le voci di spesa tornando nella scheda generale dell’autorizzazione di spesa notiamo come il sistema abbia compilato l’approvatore in base all’importo e ai poteri impostati, il numero di fornitori richiesto e il tipo di procedura richiesto.

Tali valori possono essere modificati e con scelta diversa ma in tal caso deve essere motivata con la compilazione delle note.

Fornitori

I fornitori che si possono scegliere sono quelli a cui sono state associate le voci di budget di cui è composta l’autorizzazione di spesa e che si trovano in uno stato Abilitato.



Per ogni fornitore si abilita la voce di spesa ammessa e per ogni voce di spesa possiamo dire se il fornitore sia stato scelto o solo associato.
Questo è necessario nel caso in cui il numero di fornitori per l’autorizzazione di spesa debba essere > 1.
Solo 1 però sarà quello scelto.
Poi si possono allegare i documenti:

• offerta
• Documento di acquisto.

Scelto il fornitore e quindi completata tutta l’autorizzazione di spesa si possono profilare 3 scenari:

1. Ho i poteri per autorizzare
2. Sono un autorizzatore ma non ho sufficienti poteri per autorizzare
3. Non ho nessun potere di autorizzazione

Nel primo caso posso cliccare direttamente su autorizza e ho finito.

Nel secondo caso non avendo i poteri per autorizzare, ma essendo un possibile autorizzatore, devo allegare un documento di autorizzazione per potere approvare.
Per fare questo posso aiutarmi cliccando su Invia richiesta. Tale funzione invierà il documento dell'autorizzazione di spesa compilato e pronto per essere firmato.
Nella mail che sarà inviata viene aggiunto anche il linkper entrare direttamente nell'autspe per l'approvazione. In questo modo l'approvatore può decidere di approvare direttamente l'autspe senza dovere firmare il documento.



Nel terzo caso posso richiedere l’autorizzazione all’autorizzatore.

L’autorizzazione passa dallo stato INSERITA allo stato RICHIESTA.
Una volta approvata l’autorizzazione di spesa questa può essere utilizzata per inserire le relative fatture.

Dalla griglia delle autorizzazioni di spesa cliccando sui relativi pulsanti si può:

• Scaricare il documento di autorizzazione
• Visualizzare un log dove sono tracciate le varie operazioni eseguite sull’autspe.
• Stampare l’autorizzazione di spesa

Informazioni aggiuntive

La gestione delle autorizzazioni di spesa si basa sul principio che ogni ufficio tecnico è responsabile delle proprie autorizzazioni e solo per importi alti deve coinvolgere altri attori.
In questo modo la centrale acquisti viene sgravata da ulteriore lavoro.
Idealmente un ufficio tecnico può comunque gestire in autonomia tutta l’autspe perché comunque è in grado attraverso il documento di approvazione di approvare anche autspe che richiedono poteri direzionali.
Ciò non toglie che comunque l’autorizzazione può essere effettuata anche dagli attori designati.

Per facilitare l'iter autorizzativo, le autorizzazioni di spesa con associati fornitori in cui sia stato specificato un contratto con le seguenti caratteristiche:

• Flag rinnovo tacito
• Documento Approvazione contratto presente

Possono essere approvate in automatico senza alcuna limitazione e quindi senza l’esigenza di richiedere un documento di approvazione, sempre a patto che il contratto sia attivo.

RETTIFICHE/REVISIONI

Una volta approvata l’autorizzazione di spesa può ancora essere modificata.
La modifica comporta la riattivazione dell’iter autorizzativo.

Qualora però siano già state emesse delle fatture relativamente ad una determinata autspe, questa non sarà più modificabile e se vi è la necessità di intervenire per effettuare una modifica, occorre utilizzare le rettifiche/revisioni.

Le due procedure sono analoghe, l’unica differenza è solo il nome: rettifica o revisione, per la corretta classificazione del tipo di operazione che si sta eseguendo.
La gestione di una rettifica o revisione segue la falsa riga della gestione di un’autspe.
Tale operazione può essere eseguita solamente dai membri dell’ufficio di pianificazione e controllo e dai membri dell’ufficio amministrazione.
Può essere configurata la notifica alla direzione del superamento di una determinata soglia percentuale o importo per le spese inerenti le voci di budget da pagare obbligatoriamente.

FONDI SPESA

Le autorizzazioni di spesa di tipo Fondo spesa sono autorizzazioni di spesa molto semplificate che non hanno la necessita di avere particolari dettagli di compilazione perchè sono nate per tenere traccia delle piccole spese effettuate con il fondo cassa.
Inoltre in questo modo si vuole tenere sotto controllo anche il limite di spesa per fondo cassa utilizzato dagli uffici tecnici.

Per potere inserire un'autorizzazione di spesa come fondo cassa è necessario che l'ufficio tecnico sia abilitato.
Nella scheda di gestione degli uffici tecnici è stato inserito un opportuno parametro.

Per creare un'autorizzazione di spesa di tipo Fondo spesa basta spuntare il check Fondo Spesa

Come si può notare i menù in alto spariscono così come tanti altri campi.
Si attiva la scheda Spese che consente di inserire facilmente le spese.
N.B. assicurarsi di avere configurato i parametri di funzionamento in CONFIGURAZIONE PARAMETRI sotto Poteri di Spesa/Pag. -> Fondi spesa
Si può procedere all'inserimento delle spese





Dopo l'inserimento della prima spesa, si abilita il bottone di Autorizza Prima di autorizzare però è obbligatorio inserire almeno un documento nell'area Documenti contenente la scansione delle pezze d'appoggio

REPOSRTISTICA

La reportistica si trova in

Controllo di gestione -> Report -> Autorizzazioni di spesa

Vengono generati i seguenti report:

• Autorizzazione di spesa: comprende una scheda specifica per i fondi spesa
• Revisioni
• Rettifiche
• Riepilogo correzioni: riepilogo complessivo su un anno delle Revisioni/Rettifiche

L'ufficio di pianificazione controllo può estrarre tutto. Gli altri uffici solo ciò che è di propria competenza

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