PROGETTI

E' possibile accedere alla sezione PROGETTI dal menu in alto.

Commesse

Nella sezione delle "Commesse" (PROGETTI/COMMESSE) ciascuna risorsa può visualizzare in base al proprio profilo le commesse di propria competenza ovvero le commesse nelle quali si è stati censiti come risorsa, capo progetto o responsabile di struttura. Gli utenti con privilegi di amministrazione possono visualizzare tutte le commesse anche quelle non di propria competenza.

Ciascuna risorsa o gruppo di risorse può essere profilata per abilitare la visualizzazione, l'inserimento, la modifica e la cancellazione di commesse.

Inserimento nuova commessa

E' possibile inserire una nuova commessa cliccando sul pulsante "Inserimento" oppure partendo dall'offerta (si veda la pagina Offerte. Se si apre la creazione di una commessa da una offerta precedentemente generata, molti campi che erano già stati compilati nel precedente form si popoleranno automaticamente anche in questo, ma ovviamente ce ne saranno alcuni vuoti che si dovrà provvedere a riempire.

Campi obbligatori:

• Cliente
• Tipo commessa: consuntivo, progetto ecc.; oppure inserirne/crearne di nuovi tramite il bottone '+'
• Settore / tipo attività
• Descrizione
• Stato: è possibile impostare la commessa come Aperta - Chiusa - Stand by - In chiusura. Se si vuole che si possano inserire ore nella commessa, lo stato commessa deve essere "Aperta". In tutti gli altri casi non è possibile inserire effort.
• Data inizio: definisce l'inizio della finestra temporale in cui le risorse possono caricare ore o giornate lavorate nel timesheet.
• Capo progetto: persona che gestisce il progetto; è possibile sceglierne una dalla lista a tendina, oppure inserirne una nuova.
• Responsabile struttura: Responsabile della Business unit.

Capo progetto e Responsabile struttura sono dati fondamentali oltre che obbligatori in Cometa, in quanto, quando le risorse caricheranno i vari effort sui propri timesheet (nonché i giustificativi come ferie, malattie ecc.), queste due figure saranno quelle che dovranno approvare o annullare tutte queste richieste e consuntivazioni.

Campi non obbligatori:

• Importo: Inserire l'importo. Se la commessa è stata generata da una offerta, è possibile inserire anche un importo differente da quello inserito nell'offerta. Non vi è vincolo alcuno. Oppure è possibile generare più commesse dalla stessa offerta e quindi dividere in più parti l'importo iniziale. Importo che è la capienza reale complessiva della commessa.
• Limite giorni lavorabili: tetto massimo di effort per tutte le risorse. Se impostato, quando si raggiunge quella soglia da quel momento in automatico Cometa bloccherà la possibilità di inserire ulteriori ore lavorate. Questo dato può essere molto utile per mantenere il controllo dello stato di avanzamento delle commesse, in particolare se critiche per il progetto. Dato l'effort previsto per una commessa, si può impostare un limite massimo di giornate inferiore, in modo tale che quando Cometa impedirà l'inserimento di ulteriori attività nei timesheet il PM ne sarà informato e potrà verificare la situazione e eventualmente gestirla per tempo.
• Trattamento dati personali: se la commessa prevede che si abbia accesso a dati personali, occorre impostare il flag; si può poi decidere se compilare il Registro dei trattamenti oppure no. Di default, la compilazione del Registro non è obbligatoria; nelle personalizzazioni di Cometa si può però impostare questa obbligatorietà per far procedere con la gestione della commessa. In tal caso, se nella commessa il flag viene impostato, Cometa non consentirà di procedere con la gestione della commessa finché non sia stato inserito anche il Registro dei trattamenti.
• Priorità:
• Settore / tipo attività :
• Descrizione:
• Numero ordine:
• Documento d'ordine:
• Data fine prevista: Se viene indicata, definisce la data di fine lavori su una determinata commessa. se non viene inserita si intende una commessa "infinita"
• Data fine effettiva:
• Registro trattamento dati personali:
• Incarico firmato: Flag informativo senza impatti funzionali
• Interna: Flag informativo senza impatti funzionali.
• Reperibilità: Solo se flaggo questa colonna sarà possibile inserire effort sulla reperibilità.
• Diaria: Stesso discorso per il campo della reperibilità. Se non è prevista nessuna Diaria non ci sarà possibilità di inserire questo dato.
• Spese rifatturabili: Questo flag dà la possibilità all'amministrazione di caricare eventuali scontrini/note spese/fatture ecc ecc e rigirarli al cliente in cui è in carico la commessa.
• Forza maturato:
• Cliente finale: Può esser utilizzato per censire l'utente finale a cui è in carico veramente la commessa. Per es se la commessa si riferisce ad una attività di appalto o subappalto.
• Importo mensile fatturabile: utilizzato per i canoni. Importante anche per le commesse con canone annuale.

Una possibilità che ha cometa è quella di creare più commesse dalla stessa offerta. Basti pensare ad una offerta che parte dallo sviluppo di un software che poi evolve nella commessa di sviluppo e successivamente nella commessa per la manutenzione/evoluzione dello stesso software.

Una volta compilato tutto il form inziale e salvato, è possibile considerare la Commessa come "attiva" o aperta. Ma ancora l'attività che possiamo strutturare in questa funzionalità non è completa. Lo step successivo prevede che a questa commessa siano allocate delle risorse per lo sviluppo. Per fare ciò basterà cliccare sulla scritta "risorse" in alto a sinistra dello schermo. Una volta cliccato atterreremo in una maschera con l'elenco di tutti i dipendenti. Quando clicco su un nome, questo viene fleggato, e andando a cliccare sulla freccetta che indica verso destra, il/i nominativi saranno spostati nella colonna di destra. Con il tasto ">" o "<" si trasporta solo la/le risorsa/e selezionate, invece con il tasto ">>" o "<<" si trasportano tutte le persone fleggate nell'elenco, nella colonna opposta. Una volta aggiunto le persone desiderate sulla commessa, è possibile aggiungere, ad ogni singola voce, il ricavo giornaliero che mi aspetto di avere per ciascuna persona. Una volta che ho indicato i ricavi stimati, spingo sul tasto "inserisco"e il programma me li porta sotto.

Ovviamente se ho inserito dei dati sbagliati o comunque devo andarli a correggere anche in corso d'opera, ho la possibilità di modificare questi importi e di andare a prevedere tante altre informazioni aggiuntive. Come per esempio prevedere delle spese aggiuntive (straordinarie, settimanali o giornaliere) o una diaria, oppure se le risorse devono sostenere reperibilità o lavoro notturno e diverse altre funzionalità aggiuntive. Inoltre è possibile selezionare se si sta applicando una tariffa giornaliera oppure una tariffa oraria, in base a se il contratto si è stipulato con costo fisso della risorsa giornaliera, oppure una tariffa oraria.

Una volta definito le persone che lavoreranno su questa commessa, devo indicare le attività che saranno svolte per questa commessa. E per farlo mi basterà cliccare sulla dicitura "Attività" in alto a sinistra (a fianco della dicitura appena cliccata "Risorse"). Se è la prima volta che inseriamo attività sa svolgere su una commessa, la maschera in cui atterreremo sarà vuota, ma sarà possibile aggiungerne una andando a cliccare sul tasto "inserisci". Cliccato sul tasto menzionato precedentemente, atterreremo in un nuovo form di inserimento. L'unico campo obbligatorio qui è la Descrizione dell'attività, ma come sempre, più informazioni si inseriscono e meglio sarà in futuro, anche per analisi successive. Infatti si ha la possibilità di settare, e successivamente anche di modificare, le seguenti informazioni:

• Aggiungere le risorse ed inserire le giornate possibili da fare su questa attività (non vincolante), e la data di inizio/fine.
• Se l'attività che si stà inserendo è fatturabile oppure no.
• Se è fatturabile si può decidere la percentuale fatturabile.
• Inserire il blocco ore (Non consente di inserire in timesheet ore oltre le giornate assegnate).
• Possibilità di fleggare il Computo Non calcolare ricavi su sforamento giorni preventivati (se la risorsa sfora il numero di giornate, comunque non è possibile fatturare più dello stabilito) / Non calcolare costi su sforamento giorni preventivati (se la risorsa è un consulente esterno e mi ha fatto un preventivo a progetto, se sfora il numero di giornate comunque il costo rimarrà invariato).

Una volta inserito e compilato i campi sopra descritti per ciascuna attività necessaria, tornando nella sezione delle commesse, avrò un elenco con tutte le attività inserite. Quando il progetto è iniziato, e se le persone allocate compilano il timesheet quotidianamente, monitorando questa schermata avremo già molte informazioni interessanti. Come per esempio quanti sono i giorni complessivi stimati, quanti giorni sono stati lavorati/lavorati approvati (consolidato al mese precedente) e quanti ne restano.

Una volta finito questi settaggi obbligatori, se torniamo sulla maschera principale della Commessa, noteremo che nella parte in basso si sono popolati delle tabelle con informazioni aggiuntive.

Tabella delle Stime:

• Importo: Importo concordato con il cliente.
• Giorni: Giornate preventivate e spalmate su ciascuna risorsa.
• Costo: Costo delle risorse al netto delle giornate inserite.
• Spese: Se abbiamo inserito spese aggiuntive (es di trasferta) alle risorse
• Margine: Il totale fatto fra l'importo di partenza e il netto delle spese/costi.

Tabella Consuntivato (tabella con info andamento):

• Fatturato: Importo fatture emesse
• Maturato: Lavoro maturato.
• Giorni: Giornate svolte dalle risorse
• Costo: Costo effettivo
• Spese: Spese sostenute
• Spese Rifatturate: Spese sostenute già rifatturate
• Margine: Andamento reale del margine al netto di tutti i dati sopra.

Tabella Residuo: La differenza delle precedenti tabelle è riepilogata in questa.

• Importo:
• Maturato:
• Giorni:
• Costo:
• Spese:

Tabella Sforamenti:

• Giorni non fatturabili:
• Giorni non pagati:

Tabella Avanzamento:

• Maturato:
• Giorni:
• Costi:

Tabella Marginalità:

• Margine/Maturato:
• Margine/Stima:

Gestione task

Con questa funzionalità è possibile (per i profili utenti abilitati) creare dei nuovi task di lavoro associati ad una specifica Commessa e attività. I campi da compilare per la creazione del task sono i seguenti:

• Titolo: breve descrizione del task.
• Cliente: ragione sociale del cliente (è sufficiente iniziare a digitare la ragione sociale per consentire a Cometa di proporre i clienti corrispondenti).
• Oggetto: il nome della commessa (viene visualizzata la lista delle commesse attive per il cliente selezionato)
• Attività: l'attività all'interno della commessa alla quale si vuole associare il task (non è obbligatorio ai fini della creazione del task ma è necessario indicarlo se si vuole consentire alla risorsa a cui viene associato il task di consuntivare le ore di lavoro direttamente nel task)
• Assegnato a: risorsa a cui viene assegnato il task di lavoro.
• Referente: il referente presso il cliente a cui riportare sull'esito del task (campo facoltativo).
• Stato: stato di avanzamento del task. Su Cometa sono preconfigurati degli stati che possono essere personalizzati dal cliente.
• Criticità: anche la tabella con il livello di criticità è predefinita ma è possibile personalizzarla.
• Tracker: tipologia del task (tabella pre-configurata personalizzabile)
• Priorità: la priorità può essere definita con un numero intero. Più è alto il valore e più si intende urgente la risoluzione del task.
• Dipendente da: in questo campo è possibile definire la dipendenza del task da un'altro task ed è utile per consentire a cometa, come vedremo in seguito, di proporre la corretta pianificazione dei task assegnati alla risorsa.
• Visibile al cliente: come sarà descritto di seguito è possibile abilitare un'area di Cometa riservata al cliente finale per consentire di visualizzare lo stato di avanzamento di tutti, di inserire nuovi task e di modificare quelli presenti per fornire eventuali informazioni utili allo svolgimento del lavoro.
• Data inizio prevista: può essere compilata manualmente o lasciato vuoto ed eventualmente compilato in automatico da Cometa in base all'algoritmo di pianificazione
• Data fine prevista: può essere compilato manualmente o lasciato vuoto ed eventualmente compilato in automatico da Cometa in base all'algoritmo di pianificazione
• Blocco data inizio: se viene inserito manualmente si può spuntare questo campo per indicare a Cometa di non modificare o compilare automaticamente la data di inizio attività prevista.
• Ore stimate: viene compilato con la stima di effort per lo svolgimento dell'attività.
• Fattura stime ore lavorate: con questo campo si definisce se ai fini dell'eventuale fatturazione del task si considerano le ore effettivamente consuntivate o quelle indicate nelle "Ore stimate".

Metodologia suggerita

Di seguito riportiamo la metodologia suggerita per la gestione dell'avanzamento del task nelle varie fasi della lavorazione in base agli stati presenti come default di Cometa

• stato "S0 - New": si trova in stato new un task che può essere preso in carico senza la necessità di effettuare prima delle previsioni di impegno e di date di scadenza
• stato "S1 - Get Evaluation": prima di prendere in carico il task la persona a cui viene assegnato dovrà compilare i campi delle ore stimate ed eventualmente della data inizio e data fine previsti e poi cambiare lo stato in Evaluated
• stato "S2 - Evaluated": chi ha aperto il task a questo punto può decidere se accettare la stima o confrontarsi con chi l’ha fatta per valutare se e come modificarla. Una volta accettata la stima chi ha aperto il task deve spostarla in "S3 - Accepted".
• stato "S3 - Accepted": a questo punto si può prendere in carico il task.
• stato "S3 - Feedback": questo stato indica che il lavoro è fermo in attesa di risposte da parte del cliente o di chi ha aperto il task. La risorsa a cui è assegnato il task può spostarlo in questo stato per richiedere dettagli e informazioni necessarie allo svolgimento del lavoro.
• stato "S4 - Working": task in lavorazione.
• stato "S5 - Available for test": task rilasciato in test (questo stato potrebbe essere bypassato se non applicabile o pertinente)
• stato "S5 - Tested": testato (questo stato potrebbe essere bypassato se non applicabile o pertinente)
• stato "S6 - Solved": attività conclusa e task risolto e rimesso all'attenzione di chi lo ha aperto per verificare se il risultato è quello atteso.
• stato "S90 - Closed": chi ha aperto il task conferma che è stato chiuso positivamente.
• stato "S90 - Rejected": chi ha aperto il task lo chiude ma non conferma che la conformità del lavoro svolto.

Pianificazione automatica

Cometa ha attivo un algoritmo che consenti di compilare automaticamente le date di inizio e fine previsti per lo svolgimento dei task considerando come valori determinanti per la pianificazione le seguenti condizioni:

• che sia compilato il campo "Ore stimate" sul task e che il task sia assegnato ad una risorsa
• tiene in considerazione le ore di lavoro previste dal contratto della risorsa
• tiene in considerazione eventuali giustificativi inseriti nel periodo di lavorazione del task
• considera l'eventuale dipendenza da un altro task in modo che se è impostata una dipendenza venga rispettata nella pianificazione
• da un peso sia al valore inserito nel campo "criticità" e nel campo "priorità" per definire l'ordine in cui pianificare i task

Sulla base di queste informazioni Cometa si occupare di proporre delle stime sulle date di lavorazione previste per ciascun task.

Consuntivazione

Se il task è compilato correttamente con l'indicazione della commessa, dell'attività e della risorsa a cui è assegnato quest'ultima può compilare il time-sheet direttamente dalla maschera del task attraverso l'icona presente in alto a forma di orologio. In questo modo si indicano sia le ore effettivamente effettuate per lo svolgimento del lavoro che automaticamente vengono riportate sul time-sheet mensile della risorsa.

Dashboard homepage

Come descritto nella pagina del manuale COMETA HOMEPAGE in home page la risorsa ha la possibilità di gestire in modo più funzionale attraverso una rappresentazione in stile Kanban Board i task che ha in carico se cambiare lo stato di avanzamento semplicemente spostando (con il drag & drop) i task da una lista all'altra.

Report

Vedi pagine:

• Report commesse
• Report progetti