RESOURCES

From the menu RESOURCES it is possible for the employees and the independent contractors of the company to access the functionalities for accounting their worked hours, and for the members of the Human Resources Office and/or the managers of the business units the functionalities for the approval of the timesheets and of all permit requests.

Worked hours

Inserimento Ore

Each employee or independent contractor can, and has to, access this page to:

• fill in the daily worked hours report of all the activities carried out during the month
• insert expense reports, if any
• sign the timesheet to confirm that the month's report is filled in completely

In the form at the top it is recommended to flag both the checkbox "View list" and "Automatic Save", that by default are not enabled. The first one helps to select more quickly the project on which to load the worked hours, since the insert field for the project starts then working in list selection mode so that it becomes possible to search the project by typing its code or a part of its name. If the checkbox remains not enabled, to search the project click on the magnifying glass icon that opens a searching pop-up. The Automatic Save checkbox triggers if set an automatic save of the report each time the project or the activity selected in the search field change. Thus you can always be sure that no data will be lost. The states of the two checkboxes remain unchanged on subsequent accesses, therefore it is sufficient to enable them on the first accesso to this page.

Compilazione time report

Per l'inserimento o la modifica delle ore sul time report è sempre necessario selezionare prima la commessa e l'attività e poi sarà possibile inserire le ore lavorate nel campo "ORE" del giorno o dei giorni nel form sottostante. Il campo "ORE" converte automaticamente il testo inserito formato HH:MM. Quindi ad esempio per inserire l'intera giornata di lavoro su di una precisa commessa, basta digitare "8" nel campo "ORE" del giorno/i in questione, e il sistema genererà in automatico 08:00 (il numero di ore da lavorare per giornata è stabilito dal contratto di ciascun lavoratore, questo è solo un esempio). Se il proprio contratto di lavoro prevede ad esempio 7 ore e 30 minuti di lavoro ordinario al giorno si può digitare "730" nel campo "ORE". Altri esempi:

• se digito "010" viene convertito in "00:10" e quindi indico 10 minuti di lavoro
• se digito "0010" viene convertito sempre in "00:10"
• se digito "001" viene convertito in "00:01" quindi 1 minuto.
• se digito "0001" viene convertito sempre in "00:01"

Quando cambio commessa o attività le ore inserite vengono visualizzate nel form vengono visualizzate solo le ore inserite per quella specifica commessa e attività e la altre ore inserite vengono visualizzate sulla destra della tabella nella colonna "Attività nel mese".

Esiste la possibilità di compilare massivamente il report con la funziona e di "autocompilazione" totale o parziale. L'autocompilazione totale consente di inserire automaticamente tutte le ore residue (quelle ancora non compilate nel time report rispetto al proprio contratto di lavoro) nella commessa e attività scelte. Se ad esempio il mio contratto di lavoro prevede 8 ore al giorno di attività e ho già inserito 2 ore al giorno su una commessa e attività specifica, cambiando commessa e/o attività e cliccando su pulsante "autocompila" vengono inserite le restanti 6 ore al giorno sulla nuova commessa scelta. L'autocompilazione totale è disponibile solo per le risorse che hanno un contratto di lavoro con un monte ore fisso giornaliero (tipicamente i dipendenti e non i collaboratori esterni). L'autocompilazione parziale consente di specificare il giorno del mese di partenza, il giorno del mese di fine e il monte ore giornaliro da inserire sulla commessa. Ad esempio se scelgo come giorno di inizio il "10" e come giorno di fine il "20" e digito "3" nel campo ore cliccando sul tasto "autocompila" verranno inserite 3 ore per ogni giorno lavorativo tra il 10 e il 20 del mese.

Se non si è spuntato il flag "Salvataggio automatico" bisogna ricordarsi di cliccare sul pulsante "Salva" per confermare i dati inseriti nel time-report.

Per modificare delle ore precedentemente inserite bisogna inserire nel form sempre la commessa e l'attività in cui abbiamo inserito le ore. Per eliminare le ore inserite si può cliccare sull'icona con il simbolo del cestino o svuotare il campo con le ore e cliccare su salva. Per spostare le ore su un'altra commesse e/o attività si può utilizzare l'icona con il simbolo delle frecce.

Nella colonna "Descrizione" del time report si possono inserire dei commenti relativi all'attività svolta. Nel caso siano state caricate delle ore direttamente da un task queste verranno visualizzate sulla colonna a destra "Attività nel mese" e non sara possibile modificarle dal time report ma si dovranno modificare sempre dal task.

Nella prima colonna "TOT. ORE" viene visualizzato il totale delle ore inserite per ciascun giorno. In base al contratto di lavoro della risorsa e alle impostazioni della commessa scelta è possibile visualizzare e compilare le seguenti colonne aggiuntive:

• "RECUP": per l'inserimento di ore di straordinario che si intende recuperare dalla "banca ore" con l'inserimento di un giustificativo di tipo "riposo compensativo".
• "STRA": per l'inserimento di eventuali ore di straordinario.
• "STR. NOT.": ore di straordinario notturno.
• "REP.": ore effettuate in reperibilità.
• "INT. REP.": eventuali ore di intervento effettuate durante il servizio di reperibilità.
• "INT.REP. N.": eventuali ore di intervento notturno effettuate durante il servizio di reperibitilà.

Banca ore

Se il contratto di lavoro del dipendente lo prevede è possibile gestire la banca ore. La risorsa, come abbiamo visto sopra, può inserire eventuali ore di lavoro straordinario da recuperare nella colonna "RECUP" e successivamente recuperare le ore richiedendo dei giustificativi di assenza di tipo "riposo compensativo". Nella parte alta del time report saranno visualizzate le "ore da recuperare rimanenti".

Trasferte

Nella colonna "T" è possibile spuntare il flag nel caso l'attività sia stata svolta in trasferta. Questa informazione viene utilizzata da Cometa per calcolare, se prevista dalla commessa, il costo della diaria giornaliera di trasferta e, nel caso il contratto di lavoro della risorsa preveda l'assegnazione di buoni pasto, il corretto numero di buoni pasto spettanti al dipendente nel mese.

Note spese

Per ciascuna riga inserita nel time report è possibile inserire delle note spese in modo da attribuire anche le spese correttamente alla commessa e attività per le quali si sono sostenute. Bisogna cliccare sull'icona del "$" presente su ogni riga del time report. Si apre un pop-up di inserimento delle note spese dove vengono visualizzate l'elenco delle spese eventualmente già inserite. Se clicchiamo sul pulsante "Inserimento" ci apparirà un form con diversi campi da compilare:

• "Tipo spesa": indicare la tipologia di spesa sostenuta, una volta selezionato si potrebbero autocompilare alcuni campi sottostanti (ad esempio per i rimborsi chilometrici)
• "Quantità": viene usato per indicare ad esempio il numero di chilometri per il rimborso chilometrico, o il numero di notti nel caso di pernottamenti, etc.
• "Valore unitario": importo in valuta (è possibile selezionare una valuta estera nel caso la pezza giustificativa sia appunto in un altra valuta rispetto a quella di default)
• "Totale": viene calcolato automaticamente moltiplicando il campo "Quantità" per "Valore unitario"
• Aziendale: serve a indicare se la spesa è stata sostenuta con carta di credito aziendale o direttamente dall'azienda. In questo caso la spesa non verrà considerata da rimborsare al dipendente.
• Documento: scansione o foto dello scontrino (questa funzionalità è solitamente utilizzata quando si inseriscono le spese dall'app di Cometa per smartphone)
• Note: testo libero

Una volta impostati i campi necessari si possono salvare coni soliti pulsanti "Applica", "Salva->Nuovo" o "Salva->Esci".

Firma time-sheet

Per confermare la chiusura del time-sheet la risorsa lo deve firmare cliccando sull'apposito pulsante. La firma è possibile solo se il time-sheet è compilato in modo coerente e corretto con il contratto di lavoro. Pertanto se per la risorsa è previsto che ci siano 8 ore di lavoro ordinario giornaliero vengono segnalate come anomalie le ore in eccesso (che quindi andrebbero inserite come straordinario) o quelle in difetto (per le quali ci dovrebbe essere inserito un giustificativo) e non viene consentita la firma. Se la risorsa non ha vincoli contrattuali può firmare il time-sheet ma nel caso ci siano dei giorni lavorativi in cui non sono state inserite delle attività viene chiesto conferma prima di procedere con la firma. Una volta firmato non sarà più possibile modificare il time-sheet a meno che non venga sbloccato dal responsabile.

Richiesta giustificativi

In questa sezione, il singolo dipendente può inserire i giustificativi per le assenze (malattia, ferie, permessi, ecc.) di diversa natura. In base alla tipologia di giustificativo inserito può essere approvato automaticamente (es. la malattia) oppure può essere necessaria l'approvazione da parte di un responsabile. In questo caso viene inviata una mail di notifica al responsabile per la richiesta di approvazione.

Inserimento giustificativo

Per inserire il giustificativo cliccare sul pulsante "Inserimento". Nella parte alta del form viene visualizzato lo stato delle presenze e assenze nel mese selezionato per dare evidenza di eventuali giustificativi già richiesti o ore lavorative già inserite nel time-sheet. I campi da compilare sono i seguenti:

• "Risorsa richiedente": il campo è precompilato, nel caso l'utente abbia un profilo di amministrazione potrebbe avere la possibilità di inserire il giustificativo per conto di un'altra risorsa e quindi in questo caso può modificare la risorsa richiedente.
• "Giustificativo": è la tipologia di giustificativo richiesta. La tabella delle tipologie è personalizzabile.
• "Richiedi approvazione a": viene proposto di default il responsabile indicato nel profilo della risorsa. In Cometa è possibile configurare più responsabili in questo caso la risorsa che inserisce il giustificativo può decidere a chi inviare la mail di notifica per l'approvazione del giustificativo. In ogni caso tutte le persone con che hanno il profilo di approvazione dei giustificativi possono procedere con l'approvazione indipendentemente dal responsabile indicato dalla risorsa.
• "Richiedi dal", "Al","Ore": si deve indicare la data di inizio dell'assenza e di fine e il numero di ore giornaliere di assenza previste (ad esempio se chiedo 2 ore al giorno di permesso per una settimana posso inserire 2 ore altrimenti se chiedo la giornata intera metterò le ore previste dal contratto di lavoro). Se nel periodo indicato ci sono giorni festivi Cometa non ne tiene conto e considera l'assenza solo per i giorni feriali.
• "Continuazione": indica se il giustificativo è un'estensione di un giustificativo inserito e approvato precedentemente.
• "N° Protocollo": per indicare il numero di protocollo presente sul certificato rilasciato dal medico in caso di malattia.
• "Stato": indica lo stato del giustificativo. Viene impostato automaticamente.

Una volta inserito il giustificativo è possibile visualizzare dalla lista dei giustificativi lo stato di ciascuno. Alcune tipologie di giustificativo potrebbero richiedere l'orario di inizio e fine nella mattinata e l'orario di inizio e fine nel pomeriggio. Nel caso si debba chiedere alla risorsa di specificare l'orario esatto di assenza. Questa impostazione va definita nella configurazione della tipologia di giustificativo (vedi Tabelle#Tipi_giustificativi)

Approvazione giustificativi

Il responsabile visualizzare la lista di giustificativi inserite da tutte le risorse di propria competenza con il relativo stato. Per approvare i giustificativi può accedere su ciascuno in modifica cliccando sull'icona della matita e cliccare sul pulsante:

• "Approva": per approvare
• "Nega": per non approvare
• "Annulla": per annullare un giustificativo inserito erroneamente

I giustificativi non possono essere cancellati, neanche da chi ha profili di amministratore di Cometa. Per approvare, negare o annullare massivamente i giustificativi inseriti è possibile selezionarli dalla lista dei giustificativi con la spunta del flag nella prima colonna e cliccare sul relativo pulsante presente in fondo alla tabella.