AUTORIZZAZIONI DI SPESA

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Le Autorizzazioni di Spesa consentono di gestire/tracciare puntualmente la gestione delle spese e di tenere sotto controllo il Budget.

Le autorizzazioni di spesa hanno uno stretto legame con il budget in quanto ogni spesa deve essere imputata ad una sottovoce di budget.

Il Budget è suddiviso in voci e sotto-voci.

Per aprire un’autorizzazione di spesa il budget della relativa sottovoce deve essere capiente.

Ci sono poi tutta una serie di parametrizzazioni che consentono di gestire i limiti di spesa e i soggetti approvatori.

Dato che l’autorizzazione di spesa richiede la presenza di una voce di budget capiente di seguito sarà illustrato come creare una voce e sottovoce di Budget e stanziare il relativo importo nei diversi anni di budget.

Per potere inserire un'autorizzazione di spesa occorre che siano configurate le seguenti entità:

• VOCI DI BUDGET >>
• UFFICI TECNICI >>
• DIPARTIMENTI >>
• CONFIGURAZIONE PARAMETRI >>
• TIPI PROCEDURA >>
• NUMERO FORNITORI >>

PERMESSI

Per accedere alla gestione delle autorizzazioni di spesa, occorre impostare i permessi:

• Autorizzazioni Di Spesa: consente l'accesso alla scheda principale dell'autorizzazione di spesa
• Autorizzazioni di spesa (dettagli): consente l'accesso alle schede di dettaglio (Voci di spesa/fornitori)

INSERIMENTO AUTORIZZAZIONE DI SPESA

Inizialmente occorre inserire solamente una descrizione, l’ufficio tecnico (viene proposto quello di default della risorsa), se si tratta di un fondo spesa, nel caso in cui l’ufficio tecnico sia abilitato se è ricorrente (metadato) ed eventuali note per l’autorizzatore.
Inserita la testata dobbiamo inserire:

• Voci di spesa
• Fornitori

Voci di Spesa

Dal menù in alto a sinistra cliccare su "Voci di Spesa".


Sarà richiesta la competenza del Budget. Se il budget è stato configurato con un solo ente, sarà selezionato automaticamente.
Scelta la voce e sottovoce di budget si può indicare l’importo.
Se la spesa è di competenza di più anni allora si possono specificare le date di inizio e fine. Successivamente cliccando su “Calcola competenze annuali”

Il sistema calcola le relative competenze in base alle date.
L’utente può modificare il default calcolato dal sistema modificando i valori e cliccando su Applica.
Aggiunte le voci di spesa tornando nella scheda generale dell’autorizzazione di spesa notiamo come il sistema abbia compilato l’approvatore in base all’importo e ai poteri impostati, il numero di fornitori richiesto e il tipo di procedura richiesto.
Il flag pagamento anticipato serve per indicare le spese che sono pagate prima dell’emissione della fattura, quindi in fase di ricezione della fattura non sarà necessario approvarle e la richiesta di approvazione produrrà un’automatica accettazione.

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