GESTIONE PROGETTI

In questa sezione si possono gestire i progetti con la pianificazione dei Task su un Gantt.

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Permessi

Il permesso da utilizzare per accedere alla pagine dei progetti è

• Pianificazione progetti

Il permesso di di Esecuzione consente l'accesso completo a qualsiasi progetto.

In generale l'edito designato di un progetto è colui che lo crea.
Insieme a lui tutti i "Capo progetto", "Responsabili di Struttura" e "Responsabili di Unità Organizzativa" di una qualche Commessa che appartiene al progetto.
Per aggiungere altri editor l'utente che ha creato il Progetto può utilizzare specificarli aggiungendo le opportune Risorse nella scheda Editors



La colonna "Delegato" consente di impostare l'Editor come facente funzioni di colui che ha inserito il progetto, in questo modo anche il delegato sarà in grado accedere alla scheda degli Editors e aggiungerli o eliminarli.

Inserimento di un progetto

La pagina di inserimento di un progetto consente di specificare:

• Nome: nome identificativo del progetto
• Stato: lista di stati configurabile
• Commesse: selezione di un elenco di commesse che faranno parte del progetto. I task che si potranno inserire saranno Task aperti su queste commesse.
• Note: note sul progetto

Salvata la testata del progetto si abilitano le altre schede:

• Pianificazione
• Editors
• Assegnazioni

Pianificazione

Inizialmente il progetto sarà vuoto quindi l'unica cosa che si può cominciare a fare è delinearne la struttura.



Quindi cliccando sul bottone "Nuova fase" si può inserire una "Fase di progetto", che sarà il contenitore di altre Fasi/Task/Milestone sul ramo principale.



Aggiunta una fase cliccando di destro sulla fase si apre un menù contestuale con diverse funzionalità



Sarà dettagliato in seguito il dettaglio delle funzioni.
Ora prendiamo la prima voce di menù Aggiungi fase, che ci consente di inserire una sotto fase nella fase selezionata.
In questo modo possiamo creare quella che sarà la struttura del nostro progetto. Ad esempio:



Siccome molti progetti possono condividere strutture comuni, una fase può essere salvata come template per poi essere ripresa successivamente e così ricreare la stessa struttura molto più rapidamente.

Per fare questo cliccare di destro sulla fase che si vuole salvare come template e scegliere la voce di menù Salva template fase



Questo template può essere riapplicato alla creazione di una nuova fase
Clicchiamo quindi "Nuova fase" o aggiungiamo una sotto-fase



Otteniamo immediatamente la struttura salvata

Menù contestuale

A seconda di dove si clicca possono apparire diverse voci di menù.

• Aggiungi fase: consente di aggiungere una sotto-fase alla fase corrente.
• Aggiungi task: apre una pagina dalla quale è possibile selezionare i Task da aggiungere al gantt come figli della fase corrente.
• Aggiungi milestone: consente di aggiungere un milestone alla fase corrente
• Nuovo task: consente la creazione di un nuovo task che sarà aggiunto in fase di salvataggio alla fase corrente
• Modifica: consente di modificare l'elemento selezionato
• Elimina: consente di eliminare l'elemento selezionato
• Filtra: consente di visualizzare solo l'elemento selezionato e i suoi figli sul Gantt
• Vai all'inizio: va alla data di inizio dell'elemento selezionato
• Vai alla fine: va alla data di fine dell'elemento selezionato
• Sposta: Apre una pagina con la struttura del progetto e consente lo spostamento dell'elemento selezionato nella posizione desiderata
• Nascondi: Consente di nascondere l'elemento selezionato. Potrà essere ripristinato successivamente con un'altra funzione.
• Salva template fase: consente di di salvare la struttura di una fase come template per poi essere ripresa successivamente.

Se ci troviamo su un Task o milestone:

• Pianifica nel giorno: consente di indicare al sistema che il task/milestone selezionati possono essere pianificati nello stesso giorno del padre.

Se mi trovo su un Task:

• Crea milestone: consente di "Promuovere" un task a una milestone. Utile nel caso in cui si vogliano associare le funzionalità dei task alla milestone. Es: alert scadenza.

Se mi trovo su una milestone creata da un Task:

• Rimuovi milestone: ripristina lo stato originale del Task.

Funzioni

Il alto sopra il Gantt sono presenti filtri e bottoni:

• Numero task: filtro per numero task
• Commessa: filtro per commessa
• Risorsa: filtro per risorsa
• Stato task: filtro per stato del task
• Criticità: filtro per criticità del task
• Completato: filtro per task completati. Un task è completato quando il suo stato è uno stato definito come completato quando la percentuale di avanzamento è al 100%

I tre bottoni consentono di:

• Stampare in Excel il gantt
• Ripristinare gli elementi nascosti
• Mettere a schermo intero o normale la gestione del gantt.

In alto a nell'angolo a sinistra abbiamo:

• Nuova fase: consente di inserire una fase in radice

In ordine gli atri controlli consentono di:

• Muovere il gantt a una determinata data
• Muovere il gantt alla data di oggi
• Aprire tutto in gantt
• Chiudere tutto il gantt

Vincoli

I vari elementi del Gantt possono essere collegati tra di loro con dei vincoli:

Vincoli applicativi

Sono ammessi 2 tipi di vincoli:

• End to Start: consente vincolare l'inizio di un elemento del gantt alla fine di un altro.

Il sistema verificherà che il figlio non inizi prima della fine del padre.

Quindi l'inizio del figlio sarà almeno il giorno dopo la fine del padre
Allo spostamento del padre il sistema sposterà automaticamente il figlio se necessario.
Nel caso il sul figlio sia stato impostato il flag Pianifica nel giorno, allora l'inizio del figlio potrà essere lo stesso giorno di fine del padre.

• Start to Start: consente di vincolare l'inizio di un elemento del Gantt all'inizio di un'altro elemento.

All'applicazione del vincolo il sistema sposterà l'inizio del task figlio con l'inizio del task padre. Solamente lo spostamento del padre produrrà uno spostamento del figlio. Qualsiasi spostamento del figlio quindi sarà annullata.

Vincoli informativi

Esistono altri tipi di vincoli segnati in arancione che non sono vincoli applicativi, ma segnalano solamente il fatto che un task è collegato ad un altro perchè è stato creato come task collegato


In questo caso il sistema non applicherà nessuna correzione, i due task potranno essere spostati a piacere nel gantt

Spostamento

Lo spostamento di un elemento sul Gantt può avvenire in due modi:

• Trascinamento del task/milestone
• Allungamento del task

Tutte e due le funzioni si possono effettuare con il mouse.

Trascinamento

Una nota particolare riguarda il trascinamento di un task:
In caso di spostamento dell'intero task in altra fascia temporale, il sistema preserva il numero di giorni lavorativi.
Se il task è assegnato a una risorsa il numero di giorni lavorativi sarà calcolato il base al profilo della risorsa (patroni ecc...).
Sono considerati lavorativi i giorni che vanno dal lunedì al venerdì e non sono festivi.
Eempio:
Un task è pianificato dal lunedì al mercoledì, quindi sono 3 gg lavorativi.
Se l'inizio del task viene spostato a venerdì, la fine del task non sarà domenica, ma mercoledì.
E' vero anche l'opposto, quindi, in fase di trascinamento, la lunghezza del task viene incrementata o accorciata automaticamente per rispettare i giorni lavorativi che il task ha impostati in origine.

Allungamento

L'allungamento si può effettuare direttamente sul Gantt .

Altre interazioni

Sono possibili altre interazioni con in gantt.

• Click sul task: apre pop-up con dati di riepilogo del task.
• Doppio click su un elemento : apre in modifica l'elemento selezionato.

Alert

Quando ci sono delle criticità esse vengono evidenziate sia sul singolo elemento che sul padre con l'icona
Per capire di che problema si tratta basta cliccare sul task e nelle informazioni di riepilogo si può vedere il dettaglio del problema.
Ci sono 3 tipi di messaggi:

• Task scaduto: il task è scaduto e non è eseguito
• Risorse insufficienti: il task prevede troppe ore al termine rispetto alle ore che possono essere eseguite dalla risorsa assegnata
• Giorni rimanenti insufficienti: il task precede delle ore giornaliere riservate, ma le ore stimate rimanenti sono troppe per riuscire a completare il task se eseguito con le ore giornaliere indicate.

Per comprendere appieno il funzionamento della pianificazione occorre dettagliare il funzionamento dei parametri del task

Parametri di pianificazione del task

Esistono pochi e semplici parametri per la pianificazione di un task:

• Data inizio prevista: da di inizio lavorazione del task
• Data fine prevista: la data di fine lavorazione del task
• Ore stimate: ore stimate necessarie per il completamento del task
• Ore riservate giornaliere: ore che si intende riservare giornalmente per il task in oggetto
• Avanzamanto: percentuale di avanzamento
• alla data: se specificata la % di avanzamento sarà considerata fino alla data specificata, quindi tutte le ore segnate sui task dopo tale data produrranno un incremento della percentuale di avanzamento.
  

La percentuale reale sarà quindi visibile solo sul Gantt.
Viceversa se non specificata la percentuale di avanzamento del task sarà fissata e immutabile.

Quando il sistema segnala che un task è scaduto?
Quando la data di fine prevista è passata.

Quando il sistema indica che le risorse sono insufficienti?
Quando il numero di ore rimanenti date dalla differenza tra quelle stimate e quelle eseguite non possono essere eseguite interamente in base alle ore che la risorsa a cui e associato il task può fornire ad arrivare alla data di scadenza.

Quando il sistema dice che i giorni rimanenti sono insufficienti?
Questo è il caso in cui sono stati impostati entrambi i parametri:

• Ore stimate
• Ore riservate giornaliere

Se si impostano tali parametri si vuol dire al sistema che io considero che il task mi occupi tutti i giorni le ore riservate e che debba durare come le ore stimate.
Se le ore rimanenti non possono essere eseguire interamente e N ore al giorno entro la fine del task il sistema lo segnala.

Tutti calcoli vengono sempre eseguiti sulla totalità dei task assegnati a una risorsa

Può accadere infatti che un task venga segnato con risorse insufficienti, ma sembra essere a posto con le ore per i giorni rimanenti.
Questo accade nel caso in cui la risorsa in oggetto sia assegnata anche ad altri task nello stesso perido e:

• I task non sono presenti sul Gantt
• I task sono stati inseriti in un'altro Gantt.

Da qui la necessità di avere un modo per capire quale sia il carico reale delle diverse risorse

Carico delle risorse

In questa pagina è possibile analizzare il carico delle risorse per individuare le criticità e adottare le opportune azioni correttive.
Impostati i filtri, se necessario e cliccando su Ricerca il sistema elabora le risorse trovate e si ottiene un risultato simile al seguente
Sulla sinistra sono elencate le risorse:

• Carico: è il carico complessivo della risorsa nel periodo considerato
• Giorni sovraccarichi: sono i giorni critici su cui la risorsa si trova a dover svolgere troppe attività rispetto alle ore che può fornire
• Giorni scarichi: un giorno è considerato scarico se la % di occupazione è inferiore al 50% delle ore lavorabili dalla risorsa.

Selezionando una risorsa, sulla destra si apre il dettaglio di ciò che è stato pianificato

Per ogni giorno il sistema evidenzia i task pianificati con le ore di tempo da dedicare la percentuale complessiva di occupazione della risorsa.
Sono evidenziati i giorni sovraccarichi.
Cliccando sul link del task se questo è pianificato si aprirà il relativo Gantt. In tal caso il task sarà evidenziato in grassetto nell'alberatura a sinistra del Gantt. Viceversa si aprirà il dettaglio del Task.

Algoritmo di calcolo carico risorse

Il carico delle risorse calcola per ogni risorsa la percentuale di carico tenendo conto dei seguenti fattori:

• Task assegnati
• Task assegnati con ore riservate
• Festività
• Giustificativi: ferie, permessi, malattia ecc...
• Ore giornaliere lavorative

Il sistema cerca per quanto possibile di riempire al 100% le giornate delle risorse spostando ore lavorative dei task dove possibile.

Esempio 1:
Mario Rossi ha un Task di 8 ore che deve eseguire dal 03/01/2021 al al 05/01/2021 e Mario Rossi ha un contratto di 8 ore giornaliere.
Il sistema metterà come 100% 8 ore il 03 e gli altri giorni saranno scarichi.

Esempio 2: Mario Rossi ha un Task #1 da eseguire per 6 ore dal 03/01/2021 al 03/01/2021 e un Task #2 da 8 ore da eseguire dal 03 al 05/01/2021.
Il sistema riempirà al 100% il giorno 03 con 6 ore del Task #1 e 2 ore del Task #2, e il 02 con le restanti 6 ore.

Il principio è quello della massima ottimizzazione cercando di riempire al massimo le giorni lavorativi.
In questo modo si ha la massima percezione del lavoro assegnato alle risorse e ad eventuali periodi di carico eccessivo o di scarico.

Accesso ai clienti

I task possono essere acceduti e creati anche dai nostri clienti.
In questo modo si possono gestire i ticket e le varie richieste in modo collaborativo.
La gestione del lavoro attraverso i task con i clienti permette di avere il tracciato di tutti gli scambi di informazione riguardanti un determinato argomento in un unico punto, migliorando di non poco la chiarezza e gestione del lavoro, cosa che solitamente con lo scambio continuo di mail risulta molto dispersiva e poco efficace.

Per consentire l'accesso ai clienti occorre innanzitutto abilitare il cliente all'accesso alla nostra istanza di Cometa.
N.B. lo stesso accesso può essere utilizzato anche con l'app di COMETA.

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