PROGETTI

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Commesse

Per poter partire con dei task di lavoro e poter assegnare risorse (persone/fondi) a determinati progetti, è necessario creare le commesse. Se arriviamo alla commessa da una offerta precedentemente generata, molti campi che avevamo già compilato nel precedente form si popoleranno automaticamente anche in questo, ma ovviamente ce ne saranno alcuni vuoti che dovremmo andare a riempire.

Campi obbligatori:

• Cliente:
• Tipo commessa: Consuntivo, progetto ecc ecc. oppure inserirne/crearne di nuovi.
• Settore / tipo attività:
• Descrizione:
• Stato: E' possibile impostare questo campo in Aperta - Chiusa - Stand by - In chiusura. Se voglio che si possano inserire ore nella commessa lo stato deve essere "APERTA". In tutti gli altri casi non è possibile inserire effort.
• Data inizio: Definisce l'inizio della finestra temporale di quando le risorse possono caricare il timesheet.
• Capo progetto: Persona che gestisce il progetto ed è possibile sceglierne una dalla lista a tendina, oppure inserirne una nuova.
• Responsabile struttura: Responsabile della Business unit.

Capo progetto e Responsabile struttura sono dati fondamentali oltre che obbligatori in Cometa, in quanto, quando le risorse andranno a caricare i vari effort sui loro timesheet (e giustificativi come ferie, malattie ecc ecc), poi tali effort dovranno essere approvati da queste due figure.

Campi non obbligatori:

• Importo: Inserire l'importo. Se la commessa è stata generata da una offerta, è possibile inserire anche un importo differente da quello inserito nell'offerta. Non vi è vincolo alcuno. Oppure è possibile generare più commesse dalla stessa offerta e quindi dividere in più parti l'importo iniziale. Importo che è la capienza "vera" della commessa.
• Limite giorni lavorabili: Tetto massimo di effort delle risorse. Se impostato e si arriva alla soglia in automatico Cometa bloccherà la possibilità di inserire ulteriori effort.
• Trattamento dati personali: Cometa ti consente di dire (obbligo dei dati personali delle risorse e dei clienti). Per conto dei propri clienti. Se si decide di fleggare a "si" questo campo, Cometa ti obbliga ad inserire il trattamento dei dati altrimenti non è possibile utilizzare la commessa.
• Priorità:
• Settore / tipo attività :
• Descrizione:
• Numero ordine:
• Documento d'ordine:
• Data fine prevista: Se viene indicata, definisce la data di fine lavori su una determinata commessa. se non viene inserita si intende una commessa "infinita"
• Data fine effettiva:
• Registro trattamento dati personali:
• Incarico firmato: Flag informativo senza impatti funzionali
• Interna: Flag informativo senza impatti funzionali.
• Reperibilità: Solo se flaggo questa colonna sarà possibile inserire effort sulla reperibilità.
• Diaria: Stesso discorso per il campo della reperibilità. Se non è prevista nessuna Diaria non ci sarà possibilità di inserire questo dato.
• Spese rifatturabili: Questo flag dà la possibilità all'amministrazione di caricare eventuali scontrini/note spese/fatture ecc ecc e rigirarli al cliente in cui è in carico la commessa.
• Forza maturato:
• Cliente finale: Può esser utilizzato per censire l'utente finale a cui è in carico veramente la commessa. Per es se la commessa si riferisce ad una attività di appalto o subappalto.
• Importo mensile fatturabile: utilizzato per i canoni. Importante anche per le commesse con canone annuale.

Una possibilità che ha cometa è quella di creare più commesse dalla stessa offerta. Basti pensare ad una offerta che parte dallo sviluppo di un software che poi evolve nella commessa di sviluppo e successivamente nella commessa per la manutenzione/evoluzione dello stesso software.

Una volta compilato tutto il form inziale e salvato, è possibile considerare la Commessa come "attiva" o aperta. Ma ancora l'attività che possiamo strutturare in questa funzionalità non è completa. Lo step successivo prevede che a questa commessa siano allocate delle risorse per lo sviluppo. Per fare ciò basterà cliccare sulla scritta "risorse" in alto a sinistra dello schermo. Una volta cliccato atterreremo in una maschera con l'elenco di tutti i dipendenti. Quando clicco su un nome, questo viene fleggato, e andando a cliccare sulla freccetta che indica verso destra, il/i nominativi saranno spostati nella colonna di destra. Con il tasto ">" o "<" si trasporta solo la/le risorsa/e selezionate, invece con il tasto ">>" o "<<" si trasportano tutte le persone fleggate nell'elenco, nella colonna opposta. Una volta aggiunto le persone desiderate sulla commessa, è possibile aggiungere, ad ogni singola voce, il ricavo giornaliero che mi aspetto di avere per ciascuna persona. Una volta che ho indicato i ricavi stimati, spingo sul tasto "inserisco"e il programma me li porta sotto.

Ovviamente se ho inserito dei dati sbagliati o comunque devo andarli a correggere anche in corso d'opera, ho la possibilità di modificare questi importi e di andare a prevedere tante altre informazioni aggiuntive. Come per esempio prevedere delle spese aggiuntive (straordinarie, settimanali o giornaliere) o una diaria, oppure se le risorse devono sostenere reperibilità o lavoro notturno e diverse altre funzionalità aggiuntive. Inoltre è possibile selezionare se si sta applicando una tariffa giornaliera oppure una tariffa oraria, in base a se il contratto si è stipulato con costo fisso della risorsa giornaliera, oppure una tariffa oraria.

Una volta definito le persone che lavoreranno su questa commessa, devo indicare le attività che saranno svolte per questa commessa. E per farlo mi basterà cliccare sulla dicitura "Attività" in alto a sinistra (a fianco della dicitura appena cliccata "Risorse"). Se è la prima volta che inseriamo attività sa svolgere su una commessa, la maschera in cui atterreremo sarà vuota, ma sarà possibile aggiungerne una andando a cliccare sul tasto "inserisci". Cliccato sul tasto menzionato precedentemente, atterreremo in un nuovo form di inserimento. L'unico campo obbligatorio qui è la Descrizione dell'attività, ma come sempre, più informazioni si inseriscono e meglio sarà in futuro, anche per analisi successive. Infatti si ha la possibilità di settare, e successivamente anche di modificare, le seguenti informazioni:

• Aggiungere le risorse ed inserire le giornate possibili da fare su questa attività (non vincolante), e la data di inizio/fine.
• Se l'attività che si stà inserendo è fatturabile oppure no.
• Se è fatturabile si può decidere la percentuale fatturabile.
• Inserire il blocco ore (Non consente di inserire in timesheet ore oltre le giornate assegnate).
• Possibilità di fleggare il Computo Non calcolare ricavi su sforamento giorni preventivati (se la risorsa sfora il numero di giornate, comunque non è possibile fatturare più dello stabilito) / Non calcolare costi su sforamento giorni preventivati (se la risorsa è un consulente esterno e mi ha fatto un preventivo a progetto, se sfora il numero di giornate comunque il costo rimarrà invariato).

Una volta inserito e compilato i campi sopra descritti per ciascuna attività necessaria, tornando nella sezione delle commesse, avrò un elenco con tutte le attività inserite. Quando il progetto è iniziato, e se le persone allocate compilano il timesheet quotidianamente, monitorando questa schermata avremo già molte informazioni interessanti. Come per esempio quanti sono i giorni complessivi stimati, quanti giorni sono stati lavorati/lavorati approvati (consolidato al mese precedente) e quanti ne restano.

Una volta finito questi settaggi obbligatori, se torniamo sulla maschera principale della Commessa, noteremo che nella parte in basso si sono popolati delle tabelle con informazioni aggiuntive.

Tabella delle Stime:

• Importo: Importo concordato con il cliente.
• Giorni: Giornate preventivate e spalmate su ciascuna risorsa.
• Costo: Costo delle risorse al netto delle giornate inserite.
• Spese: Se abbiamo inserito spese aggiuntive (es di trasferta) alle risorse
• Margine: Il totale fatto fra l'importo di partenza e il netto delle spese/costi.

Tabella Consuntivato (tabella con info andamento):

• Fatturato: Importo fatture emesse
• Maturato: Lavoro maturato.
• Giorni: Giornate svolte dalle risorse
• Costo: Costo effettivo
• Spese: Spese sostenute
• Spese Rifatturate: Spese sostenute già rifatturate
• Margine: Andamento reale del margine al netto di tutti i dati sopra.

Tabella Residuo: La differenza delle precedenti tabelle è riepilogata in questa.

• Importo:
• Maturato:
• Giorni:
• Costo:
• Spese:

Tabella Sforamenti:

• Giorni non fatturabili:
• Giorni non pagati:

Tabella Avanzamento:

• Maturato:
• Giorni:
• Costi:

Tabella Marginalità:

• Margine/Maturato:
• Margine/Stima: