RISORSE

Dal menu RISORSE è possibile accedere alle funzionalità di consuntivazione per i dipendenti e collaboratori dell'azienda e alle funzionalità di approvazione dei time-sheet e dei giustificativi per le persone dell'ufficio Risorse Umane e/o i responsabili di unità organizzative.

Inserimento Ore

Inserimento Ore

Ogni dipendente o collaboratore attivo può e deve accedere a questa pagina, per:

• compilare il time report delle attività svolte per ogni giorno del mese
• inserire eventuali note spese
• firmare il time report per confermare che ha concluso la compilazione mensile

Nel form in alto si consiglia di spuntare sia il flag "Visualizza lista" che "Salvataggio automatico" che di default non sono selezionati. Il primo se flaggato consente di selezionare più rapidamente la commessa su cui inserire le ore di lavoro in quanto il campo di inserimento della commessa si configura come lista di selezione ed è possibile ricercare la commessa digitando il codice o parte del nome nel campo stesso. Se invece non viene spuntato la ricerca della commessa si dovrà effettuare dal tasto con l'icona della lente che apre un pop-up di ricerca. Il flag di salvataggio automatico invece serve per salvare automaticamente le ore inserite sul time report quando si cambia commessa o attività nel form. In questo modo si è sempre sicuri di non perdere gli inserimenti fatti. Le impostazioni dei due flag restano per gli accessi successivi quindi è sufficiente spuntarli la prima volta che si accede alla pagina.

Compilazione time report

Per l'inserimento o la modifica delle ore sul time report è sempre necessario selezionare prima la commessa e l'attività e poi sarà possibile inserire le ore lavorate nel campo "ORE" del giorno o dei giorni nel form sottostante. Il campo "ORE" converte automaticamente il testo inserito formato HH:MM. Quindi ad esempio per inserire l'intera giornata di lavoro su di una precisa commessa, basta digitare "8" nel campo "ORE" del giorno/i in questione, e il sistema genererà in automatico 08:00 (il numero di ore da lavorare per giornata è stabilito dal contratto di ciascun lavoratore, questo è solo un esempio). Se il proprio contratto di lavoro prevede ad esempio 7 ore e 30 minuti di lavoro ordinario al giorno si può digitare "730" nel campo "ORE". Altri esempi:

• se digito "010" viene convertito in "00:10" e quindi indico 10 minuti di lavoro
• se digito "0010" viene convertito sempre in "00:10"
• se digito "001" viene convertito in "00:01" quindi 1 minuto.
• se digito "0001" viene convertito sempre in "00:01"

Quando cambio commessa o attività le ore inserite vengono visualizzate nel form vengono visualizzate solo le ore inserite per quella specifica commessa e attività e la altre ore inserite vengono visualizzate sulla destra della tabella nella colonna "Attività nel mese".

Esiste la possibilità di compilare massivamente il report con la funziona e di "autocompilazione" totale o parziale. L'autocompilazione totale consente di inserire automaticamente tutte le ore residue (quelle ancora non compilate nel time report rispetto al proprio contratto di lavoro) nella commessa e attività scelte. Se ad esempio il mio contratto di lavoro prevede 8 ore al giorno di attività e ho già inserito 2 ore al giorno su una commessa e attività specifica, cambiando commessa e/o attività e cliccando su pulsante "autocompila" vengono inserite le restanti 6 ore al giorno sulla nuova commessa scelta. L'autocompilazione totale è disponibile solo per le risorse che hanno un contratto di lavoro con un monte ore fisso giornaliero (tipicamente i dipendenti e non i collaboratori esterni). L'autocompilazione parziale consente di specificare il giorno del mese di partenza, il giorno del mese di fine e il monte ore giornaliro da inserire sulla commessa. Ad esempio se scelgo come giorno di inizio il "10" e come giorno di fine il "20" e digito "3" nel campo ore cliccando sul tasto "autocompila" verranno inserite 3 ore per ogni giorno lavorativo tra il 10 e il 20 del mese.

Se non si è spuntato il flag "Salvataggio automatico" bisogna ricordarsi di cliccare sul pulsante "Salva" per confermare i dati inseriti nel time-report.

Per modificare delle ore precedentemente inserite bisogna inserire nel form sempre la commessa e l'attività in cui abbiamo inserito le ore. Per eliminare le ore inserite si può cliccare sull'icona con il simbolo del cestino o svuotare il campo con le ore e cliccare su salva. Per spostare le ore su un'altra commesse e/o attività si può utilizzare l'icona con il simbolo delle frecce.

Nella colonna "Descrizione" del time report si possono inserire dei commenti relativi all'attività svolta. Nel caso siano state caricate delle ore direttamente da un task queste verranno visualizzate sulla colonna a destra "Attività nel mese" e non sara possibile modificarle dal time report ma si dovranno modificare sempre dal task.

Nella prima colonna "TOT. ORE" viene visualizzato il totale delle ore inserite per ciascun giorno. In base al contratto di lavoro della risorsa e alle impostazioni della commessa scelta è possibile visualizzare e compilare le seguenti colonne aggiuntive:

• "RECUP": per l'inserimento di ore di straordinario che si intende recuperare dalla "banca ore" con l'inserimento di un giustificativo di tipo "riposo compensativo".
• "STRA": per l'inserimento di eventuali ore di straordinario.
• "STR. NOT.": ore di straordinario notturno.
• "REP.": ore effettuate in reperibilità.
• "INT. REP.": eventuali ore di intervento effettuate durante il servizio di reperibilità.
• "INT.REP. N.": eventuali ore di intervento notturno effettuate durante il servizio di reperibitilà.

Banca ore

Se il contratto di lavoro del dipendente lo prevede è possibile gestire la banca ore. La risorsa, come abbiamo visto sopra, può inserire eventuali ore di lavoro straordinario da recuperare nella colonna "RECUP" e successivamente recuperare le ore richiedendo dei giustificativi di assenza di tipo "riposo compensativo". Nella parte alta del time report saranno visualizzate le "ore da recuperare rimanenti".

Trasferte

Nella colonna "T" è possibile spuntare il flag nel caso l'attività sia stata svolta in trasferta. Questa informazione viene utilizzata da Cometa per calcolare, se prevista dalla commessa, il costo della diaria giornaliera di trasferta e, nel caso il contratto di lavoro della risorsa preveda l'assegnazione di buoni pasto, il corretto numero di buoni pasto spettanti al dipendente nel mese.

Note spese

Per ciascuna riga inserita nel time report è possibile inserire delle note spese in modo da attribuire anche le spese correttamente alla commessa e attività per le quali si sono sostenute. Bisogna cliccare sull'icona del "$" presente su ogni riga del time report. Si apre un pop-up di inserimento delle note spese dove vengono visualizzate l'elenco delle spese eventualmente già inserite. Se clicchiamo sul pulsante "Inserimento" ci apparirà un form con diversi campi da compilare:

• "Tipo spesa": indicare la tipologia di spesa sostenuta, una volta selezionato si potrebbero autocompilare alcuni campi sottostanti (ad esempio per i rimborsi chilometrici)
• "Quantità": viene usato per indicare ad esempio il numero di chilometri per il rimborso chilometrico, o il numero di notti nel caso di pernottamenti, etc.
• "Valore unitario": importo in valuta (è possibile selezionare una valuta estera nel caso la pezza giustificativa sia appunto in un altra valuta rispetto a quella di default)
• "Totale": viene calcolato automaticamente moltiplicando il campo "Quantità" per "Valore unitario"
• Aziendale: serve a indicare se la spesa è stata sostenuta con carta di credito aziendale o direttamente dall'azienda. In questo caso la spesa non verrà considerata da rimborsare al dipendente.
• Documento: scansione o foto dello scontrino (questa funzionalità è solitamente utilizzata quando si inseriscono le spese dall'app di Cometa per smartphone)
• Note: testo libero

Una volta impostati i campi necessari si possono salvare coni soliti pulsanti "Applica", "Salva->Nuovo" o "Salva->Esci".

Firma time-sheet

Per confermare la chiusura del time-sheet la risorsa lo deve firmare cliccando sull'apposito pulsante. La firma è possibile solo se il time-sheet è compilato in modo coerente e corretto con il contratto di lavoro. Pertanto se per la risorsa è previsto che ci siano 8 ore di lavoro ordinario giornaliero vengono segnalate come anomalie le ore in eccesso (che quindi andrebbero inserite come straordinario) o quelle in difetto (per le quali ci dovrebbe essere inserito un giustificativo) e non viene consentita la firma. Se la risorsa non ha vincoli contrattuali può firmare il time-sheet ma nel caso ci siano dei giorni lavorativi in cui non sono state inserite delle attività viene chiesto conferma prima di procedere con la firma. Una volta firmato non sarà più possibile modificare il time-sheet a meno che non venga sbloccato dal responsabile.

Richiesta giustificativi

In questa sezione, il singolo dipendente può inserire i giustificativi per le assenze (malattia, ferie, permessi, ecc.) di diversa natura. In base alla tipologia di giustificativo inserito può essere approvato automaticamente (es. la malattia) oppure può essere necessaria l'approvazione da parte di un responsabile. In questo caso viene inviata una mail di notifica al responsabile per la richiesta di approvazione.

Inserimento giustificativo

Per inserire il giustificativo cliccare sul pulsante "Inserimento". Nella parte alta del form viene visualizzato lo stato delle presenze e assenze nel mese selezionato per dare evidenza di eventuali giustificativi già richiesti o ore lavorative già inserite nel time-sheet. I campi da compilare sono i seguenti:

• "Risorsa richiedente": il campo è precompilato, nel caso l'utente abbia un profilo di amministrazione potrebbe avere la possibilità di inserire il giustificativo per conto di un'altra risorsa e quindi in questo caso può modificare la risorsa richiedente.
• "Giustificativo": è la tipologia di giustificativo richiesta. La tabella delle tipologie è personalizzabile.
• "Richiedi approvazione a": viene proposto di default il responsabile indicato nel profilo della risorsa. In Cometa è possibile configurare più responsabili in questo caso la risorsa che inserisce il giustificativo può decidere a chi inviare la mail di notifica per l'approvazione del giustificativo. In ogni caso tutte le persone con che hanno il profilo di approvazione dei giustificativi possono procedere con l'approvazione indipendentemente dal responsabile indicato dalla risorsa.
• "Richiedi dal", "Al","Ore": si deve indicare la data di inizio dell'assenza e di fine e il numero di ore giornaliere di assenza previste (ad esempio se chiedo 2 ore al giorno di permesso per una settimana posso inserire 2 ore altrimenti se chiedo la giornata intera metterò le ore previste dal contratto di lavoro). Se nel periodo indicato ci sono giorni festivi Cometa non ne tiene conto e considera l'assenza solo per i giorni feriali.
• "Continuazione": indica se il giustificativo è un'estensione di un giustificativo inserito e approvato precedentemente.
• "N° Protocollo": per indicare il numero di protocollo presente sul certificato rilasciato dal medico in caso di malattia.
• "Stato": indica lo stato del giustificativo. Viene impostato automaticamente.

Una volta inserito il giustificativo è possibile visualizzare dalla lista dei giustificativi lo stato di ciascuno. Alcune tipologie di giustificativo potrebbero richiedere l'orario di inizio e fine nella mattinata e l'orario di inizio e fine nel pomeriggio. Nel caso si debba chiedere alla risorsa di specificare l'orario esatto di assenza. Questa impostazione va definita nella configurazione della tipologia di giustificativo (vedi Tabelle#Tipi_giustificativi)

Approvazione giustificativi

Il responsabile visualizzare la lista di giustificativi inserite da tutte le risorse di propria competenza con il relativo stato. Per approvare i giustificativi può accedere su ciascuno in modifica cliccando sull'icona della matita e cliccare sul pulsante:

• "Approva": per approvare
• "Nega": per non approvare
• "Annulla": per annullare un giustificativo inserito erroneamente

I giustificativi non possono essere cancellati, neanche da chi ha profili di amministratore di Cometa. Per approvare, negare o annullare massivamente i giustificativi inseriti è possibile selezionarli dalla lista dei giustificativi con la spunta del flag nella prima colonna e cliccare sul relativo pulsante presente in fondo alla tabella.

Timesheet

Questa pagina è solitamente disponibile ai responsabili che devono procedere con la verifica o l'approvazione dei time-sheet delle risorse che gestistono. E' possibile visualizzare la lista dei time-sheet relativi alle risorse di propria competenza e in base al ruolo procedere eventualmente con il "visto" o l'"approvazione" di ciascun time-sheet. Di seguito riportiamo il significato di ogni colonna della tabella visualizzata:

• flag su prima colonna: consente di selezionare i time-sheet per l'approvazione. Una volta selezionati per approvarli è sufficiente cliccare sul bottone "Approva sel." in fondo alla pagina. Allo stesso modo si possono sbloccare i time-sheet firmati e/o approvati per riaprire la possibilità alla risorsa di modificare le ore inserite. Per sbloccare i time-sheet vanno selezionati sempre tramite lo stesso flag nella prima colonna della tabella e cliccato sul pulsante "Sblocca sel."
• flag "FI.": serve a selezionare i time-sheet per i quali si vuole inviare una mail di sollecito per la firma del time-sheet. Per inviare il sollecito bisogna cliccare sul pulsante "Invia sollecito firma"
• flag "AP.": serve a selezionare i time-sheet per i quali si vuole inviare una mail di sollecito per l'approvazione dei time-sheet ai resposabili. Per inviare il sollecito bisogna cliccare sul pulsante "Invia sollecito approvazione"

La firma e l'approvazione dei time-sheet sono passaggi obbligatori al fine del consolidamento dei dati di consuntivazione all'interno di Cometa e quindi di determinazione dei costi corretti e degli effort previsti per ciascuna commessa.

Affinché il time-sheet risulti approvato devono essere approvati anche i giustificativi inseriti dalla risorsa e ci deve essere l'approvazione da parte di tutti i responsabili (sono tutti indicati nella colonna "Responsabile di struttura") relativi alle commesse su cui la risorsa a lavorato. In alternativa è sufficiente l'approvazione da parte di un utente che ha permessi di approvazione globali e quindi che può approvare per conto di tutti i responsabili (solitamente un persone dell'amministrazione o dell'ufficio Risorse Umane).

I capi progetto possono "vistare" i time-sheet (per confermare che hanno verificato le ore inserite sui progetti che gestiscono). Questo passaggio è facoltativo e si effettua nella stessa modalità di approvazione descritta sopra ma cliccando sul pulsante "Vista sel.".

Nella colonna "Stato" è possibile visualizzare lo stato del time-sheet:

• "Mancante": quando ancora non è stato firmato.
• "Generato": quanto il time-sheet è stato firmato almeno una volta. Se il time-sheet è stato firmato e poi sbloccato viene comunque visualizzato in questo stato.

La colonna "Fatturato" indica se le attività che la risorsa ha inserito sono già state associate a un consuntivo in stato firmato. In questo caso non sarà più possibile sbloccare il time-sheet.

Stato timesheet

La pagina è del tutto simile alla pagina dei Timesheet ma sono disponibili solo le funzionalità di sollecito e non quelle di approvazione.

Anticipi Rimborsi

In questa sezione è possibile creare delle note di Anticipi/Rimborsi già sostenuti dall'azienda. Ovviamente a fine mese o fine progetto, questi importi saranno scalati dal dovuto finale.

Rimborsi

In questa sezione è possibile consultare la lista di tutti i rimborsi già precedentemente inserite.

Riepilogo Mensile

In questa funzionalità possiamo trovare un riepilogo dei nostri timereport, sia attuali che passati.

Configura

Risorse - Configura

In questa funzionalità, accessibile solo da alcune figure amministrative, sarà possibile configurare diverse voci per le nostre Risorse.

Categoria di Spese

In questa sezione posso aggiungere una nuova tipologia di spesa. Nella creazione della tipologia di spesa ho diverse opzioni per personalizzare e meglio catalogare l'analisi dei dati. Vediamone alcune:

• Possiamo precaricare un importo per la nostra nuova Nota Spese nel campo Importo, e possiamo decidere se questo importo precaricato possa essere modificato o meno spuntando la voce "Fissa".
• Posso fleggare se si tratta di spese che sostengo per le trasferte, oppure sono spese di rappresentanza.
• Posso indicare se questa spesa venga calcolata in sostituzione del ticket (nel caso in cui l'azienda fornisca questo genere di prestazione). Se per es. il dipendente è in trasferta e non usufruisce del ticket dovuto.
• Riservata all'Amministrazione sono spese che può gestire solo l'Amministratore (es voli aerei ecc ecc )
• Rifatturabili serve a sapere se la spesa è rifatturabili al cliente, e dove e possibile, aggiungere delle % di ricarico per la rifatturazione.
• Indennità km, significa che gli importi vengono presi dalla tabella di configurazione delle Indennità chilometriche.
• Rimborso viene utilizzato per esempio per delle spese forfettarie riconosciute al dipendente.
• Indennità di trasferta serve per riconoscere una diaria al dipendente in trasferta.
• E' possibile indicare il massimale per la spesa, ma questo dato non è definitivo. Nel senso che, al dipendente è concesso sforare l'importo immesso, ma verrà segnalato da cometa in fase di approvazione del timereport.

Indennità km

Posso andare ad inserire delle categorie di indennità per ogni tipologia di veicolo e per ogni tipo di inquadramento.

Tipi automobili Si può configurare diverse tipologie di automobili (importata la tabella dell'ACI).

Tipi Causali Timbrature

Tipi inquadramento

Livelli Contrattuali

Classificazione Inquadramenti

Tipologie di Spesa: Serve più che altro a fini di analisi. Posso definire che tipo di categorie voglio inserire per le spese.

Tipologie Giustificativi

Valute

REPORT

vedi Report risorse