FATTURE

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In questa sezione si gestiscono le fatture in arrivo dai fornitori a fronte di un'autorizzazione di spesa autorizzata.

PERMESSI

Per accedere alla gestione delle fatture di spesa, occorre impostare i permessi:

• Autorizzazioni Di Spesa:

In aggiunta per potere inserire una fattura occorre essere membro di almeno uno degli uffici:

• Centrale acquisti
• Ufficio Amministrazione

Sempre tali membri potranno inviare un sollecito di per la validazione delle fatture agli uffici tecnici competenti.

INSERIMENTO DI UNA FATTURA

I campi obbligatori per l'inserimento sono:

• NUmero
• Data
• Fornitore
• Data scadenza
• Documento della fattura

Per quanto riguarda la data della scadenza può essere singola o possono essere specificate più date con il relativo importo per pagamenti dilazionati nel tempo.

Scelto il fornitore l'icona con la lente che consente di scegliere le voci di spesa della relativa autorizzazione di spesa saranno filtrate in base al fornitore.
In questo modo la scelta sarà facilitata, evitando errori.

Selezionata la voci di spesa, il sistema consentirà di inserire l'importo per ogni anno di competenza della voce come definito nell'autorizzazione di spesa



Aggiunta la voce il sistema visualizza l'elenco delle voci con i relativi importi.

Inserita la fattura di può procedere alla validazione e successivamente all'autorizzazione al pagamento della fattura.
La validazione è un procedimento con il quale è reso possibile agli uffici tecnici validare la fattura come corretta.
Sono gli uffici tecnici che hanno richiesto la spesa e quindi la relativa merce/servizio e sono gli uffici tecnici che possono essere a conoscenza dell'effettiva correttezza della fattura.

NOTIFICA PER VALIDAZIONE FATTURA

L'ufficio tecnico competente viene a conoscenza del fatto che c'è una fattura da validare all'invio della notifica da parte dell'ufficio amministrazione/centrale acquisti che ha inserito la fattura.
Per attivare questa notifica occorre cliccare sul bottone "Invia notifica" che viene messo a disposizione quando la fattura contiene i dati minimi per essere completa.

RICHIESTA AUTORIZZAZIONE

A questo punto i membri dell'ufficio tecnico possono richiedere l'autorizzazione selezionando le diverse voci di loro competenza e cliccando su Richiedi autorizzazione



Se la fattura non è corretta, l'ufficio tecnico dovrà comunicare con l'ufficio amministrazione e cercare una soluzione.
Questo processo non è gestito dal sistema.

Gli autorizzatori, che hanno ricevuto la notifica per l'autorizzazione al pagamento della fattura, ora possono autorizzare/rifiutare il pagamento della fattura.
Può autorizzare la fattura anche una risorsa che ne sia delegata a patto che inserisca il documento di autorizzazione.
Si ricorda che i poteri di pagamento si configurano in

• CONFIGURAZIONE PARAMETRI >>

Ora la fattura si trova in stato AUTORIZZATA

Riepilogando quindi i tre stati in una fattura di trova prima di potere essere pagata sono:

• INSERITA
• VALIDAZIONE RICHIESTA
• AUTORIZZATA

PAGAMENTO DI UNA FATTURA

Il pagamento di una fattura può essere eseguito solamente da un membro dell'ufficio amministrazione



Dopo il primo pagamento lo stato della fattura passerà in PAGATA.
Se sono previsti diversi pagamenti dilazionati nel tempo fino a che non saranno tutti eseguiti lo stato di pagamento sarà PARZIALE.
All'esecuzione dell'ultimo pagamento lo stato passerà in SALDATA

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