PROGETTI

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Commesse

Nella sezione delle "Commesse" si trovano tutte le commesse in cui si è già presenti/assegnati come risorsa. Se invece non ci sono commesse assegnate, alcuni utenti (di solito commerciali/amministratori/project manager ecc.) hanno la possibilità di crearne di nuove. Per poter avviare il progetto tramite dei task di lavoro, e quindi assegnare risorse (persone/fondi) a determinati progetti, è necessario creare prima le commesse. Se si apre la creazione di una commessa da una offerta precedentemente generata, molti campi che erano già stati compilati nel precedente form si popoleranno automaticamente anche in questo, ma ovviamente ce ne saranno alcuni vuoti che si dovrà provvedere a riempire.

Campi obbligatori:

• Cliente
• Tipo commessa: consuntivo, progetto ecc.; oppure inserirne/crearne di nuovi tramite il bottone '+'
• Settore / tipo attività
• Descrizione
• Stato: è possibile impostare la commessa come Aperta - Chiusa - Stand by - In chiusura. Se si vuole che si possano inserire ore nella commessa, lo stato commessa deve essere "Aperta". In tutti gli altri casi non è possibile inserire effort.
• Data inizio: definisce l'inizio della finestra temporale in cui le risorse possono caricare ore o giornate lavorate nel timesheet.
• Capo progetto: persona che gestisce il progetto; è possibile sceglierne una dalla lista a tendina, oppure inserirne una nuova.
• Responsabile struttura: Responsabile della Business unit.

Capo progetto e Responsabile struttura sono dati fondamentali oltre che obbligatori in Cometa, in quanto, quando le risorse caricheranno i vari effort sui propri timesheet (nonché i giustificativi come ferie, malattie ecc.), queste due figure saranno quelle che dovranno approvare o annullare tutte queste richieste e consuntivazioni.

Campi non obbligatori:

• Importo: Inserire l'importo. Se la commessa è stata generata da una offerta, è possibile inserire anche un importo differente da quello inserito nell'offerta. Non vi è vincolo alcuno. Oppure è possibile generare più commesse dalla stessa offerta e quindi dividere in più parti l'importo iniziale. Importo che è la capienza reale complessiva della commessa.
• Limite giorni lavorabili: tetto massimo di effort per tutte le risorse. Se impostato, quando si raggiunge quella soglia da quel momento in automatico Cometa bloccherà la possibilità di inserire ulteriori ore lavorate. Questo dato può essere molto utile per mantenere il controllo dello stato di avanzamento delle commesse, in particolare se critiche per il progetto. Dato l'effort previsto per una commessa, si può impostare un limite massimo di giornate inferiore, in modo tale che quando Cometa impedirà l'inserimento di ulteriori attività nei timesheet il PM ne sarà informato e potrà verificare la situazione e eventualmente gestirla per tempo.
• Trattamento dati personali: se la commessa prevede che si abbia accesso a dati personali, occorre impostare il flag; si può poi decidere se compilare il Registro dei trattamenti oppure no. Di default, la compilazione del Registro non è obbligatoria; nelle personalizzazioni di Cometa si può però impostare questa obbligatorietà per far procedere con la gestione della commessa. In tal caso, se nella commessa il flag viene impostato, Cometa non consentirà di procedere con la gestione della commessa finché non sia stato inserito anche il Registro dei trattamenti.
• Priorità:
• Settore / tipo attività :
• Descrizione:
• Numero ordine:
• Documento d'ordine:
• Data fine prevista: Se viene indicata, definisce la data di fine lavori su una determinata commessa. se non viene inserita si intende una commessa "infinita"
• Data fine effettiva:
• Registro trattamento dati personali:
• Incarico firmato: Flag informativo senza impatti funzionali
• Interna: Flag informativo senza impatti funzionali.
• Reperibilità: Solo se flaggo questa colonna sarà possibile inserire effort sulla reperibilità.
• Diaria: Stesso discorso per il campo della reperibilità. Se non è prevista nessuna Diaria non ci sarà possibilità di inserire questo dato.
• Spese rifatturabili: Questo flag dà la possibilità all'amministrazione di caricare eventuali scontrini/note spese/fatture ecc ecc e rigirarli al cliente in cui è in carico la commessa.
• Forza maturato:
• Cliente finale: Può esser utilizzato per censire l'utente finale a cui è in carico veramente la commessa. Per es se la commessa si riferisce ad una attività di appalto o subappalto.
• Importo mensile fatturabile: utilizzato per i canoni. Importante anche per le commesse con canone annuale.

Una possibilità che ha cometa è quella di creare più commesse dalla stessa offerta. Basti pensare ad una offerta che parte dallo sviluppo di un software che poi evolve nella commessa di sviluppo e successivamente nella commessa per la manutenzione/evoluzione dello stesso software.

Una volta compilato tutto il form inziale e salvato, è possibile considerare la Commessa come "attiva" o aperta. Ma ancora l'attività che possiamo strutturare in questa funzionalità non è completa. Lo step successivo prevede che a questa commessa siano allocate delle risorse per lo sviluppo. Per fare ciò basterà cliccare sulla scritta "risorse" in alto a sinistra dello schermo. Una volta cliccato atterreremo in una maschera con l'elenco di tutti i dipendenti. Quando clicco su un nome, questo viene fleggato, e andando a cliccare sulla freccetta che indica verso destra, il/i nominativi saranno spostati nella colonna di destra. Con il tasto ">" o "<" si trasporta solo la/le risorsa/e selezionate, invece con il tasto ">>" o "<<" si trasportano tutte le persone fleggate nell'elenco, nella colonna opposta. Una volta aggiunto le persone desiderate sulla commessa, è possibile aggiungere, ad ogni singola voce, il ricavo giornaliero che mi aspetto di avere per ciascuna persona. Una volta che ho indicato i ricavi stimati, spingo sul tasto "inserisco"e il programma me li porta sotto.

Ovviamente se ho inserito dei dati sbagliati o comunque devo andarli a correggere anche in corso d'opera, ho la possibilità di modificare questi importi e di andare a prevedere tante altre informazioni aggiuntive. Come per esempio prevedere delle spese aggiuntive (straordinarie, settimanali o giornaliere) o una diaria, oppure se le risorse devono sostenere reperibilità o lavoro notturno e diverse altre funzionalità aggiuntive. Inoltre è possibile selezionare se si sta applicando una tariffa giornaliera oppure una tariffa oraria, in base a se il contratto si è stipulato con costo fisso della risorsa giornaliera, oppure una tariffa oraria.

Una volta definito le persone che lavoreranno su questa commessa, devo indicare le attività che saranno svolte per questa commessa. E per farlo mi basterà cliccare sulla dicitura "Attività" in alto a sinistra (a fianco della dicitura appena cliccata "Risorse"). Se è la prima volta che inseriamo attività sa svolgere su una commessa, la maschera in cui atterreremo sarà vuota, ma sarà possibile aggiungerne una andando a cliccare sul tasto "inserisci". Cliccato sul tasto menzionato precedentemente, atterreremo in un nuovo form di inserimento. L'unico campo obbligatorio qui è la Descrizione dell'attività, ma come sempre, più informazioni si inseriscono e meglio sarà in futuro, anche per analisi successive. Infatti si ha la possibilità di settare, e successivamente anche di modificare, le seguenti informazioni:

• Aggiungere le risorse ed inserire le giornate possibili da fare su questa attività (non vincolante), e la data di inizio/fine.
• Se l'attività che si stà inserendo è fatturabile oppure no.
• Se è fatturabile si può decidere la percentuale fatturabile.
• Inserire il blocco ore (Non consente di inserire in timesheet ore oltre le giornate assegnate).
• Possibilità di fleggare il Computo Non calcolare ricavi su sforamento giorni preventivati (se la risorsa sfora il numero di giornate, comunque non è possibile fatturare più dello stabilito) / Non calcolare costi su sforamento giorni preventivati (se la risorsa è un consulente esterno e mi ha fatto un preventivo a progetto, se sfora il numero di giornate comunque il costo rimarrà invariato).

Una volta inserito e compilato i campi sopra descritti per ciascuna attività necessaria, tornando nella sezione delle commesse, avrò un elenco con tutte le attività inserite. Quando il progetto è iniziato, e se le persone allocate compilano il timesheet quotidianamente, monitorando questa schermata avremo già molte informazioni interessanti. Come per esempio quanti sono i giorni complessivi stimati, quanti giorni sono stati lavorati/lavorati approvati (consolidato al mese precedente) e quanti ne restano.

Una volta finito questi settaggi obbligatori, se torniamo sulla maschera principale della Commessa, noteremo che nella parte in basso si sono popolati delle tabelle con informazioni aggiuntive.

Tabella delle Stime:

• Importo: Importo concordato con il cliente.
• Giorni: Giornate preventivate e spalmate su ciascuna risorsa.
• Costo: Costo delle risorse al netto delle giornate inserite.
• Spese: Se abbiamo inserito spese aggiuntive (es di trasferta) alle risorse
• Margine: Il totale fatto fra l'importo di partenza e il netto delle spese/costi.

Tabella Consuntivato (tabella con info andamento):

• Fatturato: Importo fatture emesse
• Maturato: Lavoro maturato.
• Giorni: Giornate svolte dalle risorse
• Costo: Costo effettivo
• Spese: Spese sostenute
• Spese Rifatturate: Spese sostenute già rifatturate
• Margine: Andamento reale del margine al netto di tutti i dati sopra.

Tabella Residuo: La differenza delle precedenti tabelle è riepilogata in questa.

• Importo:
• Maturato:
• Giorni:
• Costo:
• Spese:

Tabella Sforamenti:

• Giorni non fatturabili:
• Giorni non pagati:

Tabella Avanzamento:

• Maturato:
• Giorni:
• Costi:

Tabella Marginalità:

• Margine/Maturato:
• Margine/Stima:

Gestione task

In questa funzionalità è possibile creare dei nuovi task di lavoro. Chi lo inserisce potrebbe non avere i permessi per farlo, e quindi dovrà essere abilitato dagli amministratori. Come possiamo vedere dallo screen allegato, in questo form di compilazione possiamo andare a definire le varie funzionalità/peculiarità del nuovo task che stiamo creando. Alcune delle voci che troviamo in questa schermata possono essere personalizzate dagli Amministratori di Cometa (voce "Stato", "Criticità", "Tracker "), per renderizzare l'esperienza dell'utilizzatore. C'è poi la possibilità di impostare il nuovo task che stiamo creando una dipendenza da un task precedentemente creato. Cosi facendo, questo nuovo task, potrà essere lavorato solo finendo quello dipendente. Si può inoltre decidere se rendere visibile al cliente finale questo task. Cometa ha una funzionalità diversa impostata sulla login, e quindi è possibile far visionare determinate cose anche ai clienti). Quindi potrebbe diventare anche un sistema di assistenza a tutti gli effetti co i clienti finali. Come per tutte le sezioni precedentemente spiegate, maggiori sono le informazioni inserite in ciascuna funzionalità, maggiori saranno le informazioni che Cometa potrà andare ad analizzare e riportare in automatico.

Per gestire correttamente la stima economica vs il cliente, il planning e l’avvio delle attività di manutenzione dei vari progetti con Francesca abbiamo ipotizzato di utilizzare in modo ancora più preciso i task di cometa e di impostare i seguenti stati di avanzamento (di cui ciascuno di noi si deve preoccupare di gestire correttamente):

S0 - New ——————————> si trova in stato new un task che può essere preso in carico senza la necessità di effettuare prima delle previsioni di impegno e di date

S1 - Get Evaluation —————> prima di prendere in carico il task se non è stato assegnato a nessuno io o Marco ci preoccuperemo di assegnarlo e la persona a cui viene assegnato dovrà compilare i campi delle ore stimate e della data inizio e data fine previsti e poi cambiare lo stato in Evaluated

S2 - Evaluated ———————> chi ha aperto il task a questo punto può decidere se accettare la stima o confrontarsi con chi l’ha fatta per valutare se e come modificarla. Una volta accettata la stima chi ha aperto il task deve spostarla in Accepted

S3 - To do ———————> a questo punto si può prendere in carico il task e si deve cercare di attenersi alle stime … se ci si accorge di non riuscire a rientrare nelle stime di monte ore o di scadenza prevista occorre segnalare la cosa a chi ha aperto il task che dovrà gestire la situazione con il cliente finale… prima si segnala il problema e meglio è.

S3 - Feedback ———————> questo stato indica che il lavoro è fermo in attesa di risposte da parte del cliente o di chi ha aperto il task

S4 - Working ————————> task in lavorazione

S5 - Available for test ————> task rilasciato in test (questo stato potrebbe essere bypassato se si opera direttamente in produzione)

S5 - Tested —————————> testato (questo stato potrebbe essere bypassato se si opera direttamente in produzione)

S6 - Solved —————————> attività conclusa e task risolto

S90 - Closed ————————> chi ha aperto il task conferma che è stato chiuso

Quando si lavora sui task è assolutamente indispensabile che si inseriscano le ore effettuate sul task al massimo alla fine della giornata.

Report

Vedi pagine:

• Report commesse
• Report progetti