GESTIONE TASKS

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I TASK consentono di gestire in un unico ambiente il lavoro da eseguire.
Sono anche il punto di partenza per la creazione e pianificazione dei progetti
Ciò non toglie che possano comunque essere utilizzati anche standalone.
La creazione e la pianificazione dei progetti invece presuppone l'utilizzo dei task.

Cosa sono i task?
I task sono entità che consentono di definire un'attività da eseguire e di gestirla in tutte le sue sfaccettutare.
Possono essere utilizzati anche come sistema di ticketing in quanto possono essere aperti dai nostri clienti a cui è stato consentito l'accesso. Quindi la gestione dei task può essere considerata una gestione allargata di un sistema di ticketing, di cui il ticketing ne è un sottoinsieme.

Configurazioni di base

I task sono integrati con molte funzionalità di cometa.
Per essere utilizzati correttamente occorre gestirne in modo opportuno la configurazione.

Criticità

In questa sezione è possibile configurare i livelli di criticità che si possono associare ai task.
L'ordine consente di indicare l'ordinamento da applicare in caso si richieda l'ordinamento dei task nella Kanban.

Stati

Lo stato di un task può essere parametrizzato con molti valori.

• 'Codice: codice identificativo dello stato del task, può essere utilizzato per la comunicazione con altri sistemi
• Descrizione: nome dello stato
• Classificazione: indica in quale colonna della Kanban inserire il task. I valori sono:
  • BACKLOG
  • TO DO
  • IN PROGRESS
  • FEEDBACK
  • DONE
• Colore: colore utilizzato per identificare lo stato.

Il task sarà inserito nelle relative colonne della Kanban in home page in base a questo valore. Se spuntato il check considera questo stato come stato di default della classificazione assegnata, in fase di spostamento con drag drop del task da una colonna all'altra, questo sarà lo stato che sarà impostato di al task.

Parametri funzionali:

• Iniziale: lo stato proposto di default all'apertura di un nuovo task.
• Completato: considera il task completato, chiuso.
• Da collaudare: stato utilizzato per l'integrazione con i collaudi
• Collaudo riuscito: stato utilizzato per indicare l'ok del collaudo.
• Collaudo fallito: stato per indicare il fallimento del collaudo.
• Archiviabile: consente di abilitare l'archiviazione del task. Se archiviato non viene più visualizzato nella Kanban.
• Presa in carico: nella gestione delle SLA stato di presa in carico
• Workaround: nella gestione delle SLA stato di workaround
• Fix: nella gestione della SLA stato di FIX

Tracker

Per Tracker si intende una sorta di classificazione del Task. E' un modo per etichettare la tipologia del task.

Configura

In questa sezione si possono configurare alcuni parametri aggiuntivi per la gestione dei Task.



Nella scheda delle opzioni si possono nascondere i seguenti campi, nel caso non si abbia la necessità di utilizzarli:

• Priortià: nasconde il campo numero che serve ad indicare la priorità
• Visibile al cliente: nasconde il check che consente di rendere visibile al cliente il task
• Tags: consente di nascondere l'assegnazione di un tag al Task.
• Fattura stima: consente di togliere l'indicazione dell'ammontare delle ore da fatturare.

Nella scheda JIRA è possibile configurare dei parametri per l'interazione con i Task di JIRA.
Il tipo dei parametri sarà specifico per ogni tipo di integrazione.

Inserimento

Data la complessità delle situazioni in cui può essere utilizzato un task, esso è suddiviso in diverse aree che consentono di determinarne le caratteristiche.

Generale

Nella sezione generale del task si possono definire:

• Titolo: titolo identificativo del task
• Cliente: cliente a cui è associato il task
• Oggetto: commessa filtrata in base al cliente selezionato
• Attività: attività della commessa cui assegnare il task
• Assegnato a: Assegnatario del task, preso tra le risorse disponibili per l'attività, precedentemente configurate nella commessa
• Team: team a cui assegnare il task, utile nel caso in cui non si riesca ad assegnare direttamente la risorsa
• Referente: referente del cliente per cui è stato aperto il task
• Osservatori: risorse aggiuntive che possono vedere il task trasversalmente anche se non di propria competenza.

Caratteristiche

• Ambiente: l'ambiente di competenza del task. Es: Produzione, Pre-produzione, Test ecc.. (configurabile). In base all'ambiente è anche possibile Flusso operativo che consente un percorso guidato allo stato dei task. Es da 'Nuovo' posso andare solo in 'Valutazione' e non in altri stati.
• Stato: stato del task. Se il task si trova in uno stato completato non potrà più essere modificato ne non da chi ne ha il permesso.
• Criticità: criticità del task. Si utilizza anche in abbinamento con le SLA.
• Tracker: etichetta del task.
• Priorità: numero indicarne la priorità
• Visibile al cliente: indica che il task può essere reso visibile al cliente. Ambiente collaborativo.
• Tag: tag associabile al task in base ai tag definiti nella commessa.

Tempi

La gestione dei tempi e spiegata dettagliatamente in questa sezione:Parametri di pianificazione del task

• Fattura stima: indica che il task deve essere fatturato per le ore stimate
• Nascondi ore lavorate al cliente: serve a nascondere le ore lavorate al cliente

Application Maintenance

Questa sezione è utilizzabile se all'interno della commessa sono definite le SLA.
Per completezza di seguito sarà indicato come configurare le SLA sulla commessa.

Configurazione SLA

All'interno delle commesse è possibile configurare le SLA (Service level agreement), ossia i tempi con cui i task devono essere conclusi perchè è in essere un contratto con il cliente che prevede la SLA.
Si configurano i seguenti parametri che consentiranno di calcolare i tempi per la lavorazione del task:

• Orario inizio operatività: indica l'orario da considera come orario di inizio giornata lavorativa.
• Orario fine operatività: indica l'orario da considerare come orario di fine giornata lavorativa.

Se definiti questi parametri, questi valgono per qualsiasi giorno che viene selezionato sotto, dal lunedì alla domenica.
Per ogni giorno è possibile definire un'operatività differente. Es al sabato potrebbe essere solo la mattina dalle 9:00 alle 12:00.
Scelti poi gli ambienti da configurare e la priorità è possibile definire il tempo massimo di lavorazione per ogni stato del task in:

• Ore
• Ore lavorative
• Giorni
• Giorni lavorativi

Per le tre fasi:

• Presa in carico
• Workaround
• Fix definitiva

Una possibile configurazione potrebbe essere:



Così configurata se apriamo un task High/Critical in ambiente di Produzione sulla commessa 713 otteniamo questo:



Il sistema mi indica in tempo reale il tempo rimanente e la data di scadenza.
Inoltre il sistema invia mail di alert ai diretti interessati in caso di sforamento dei tempi.

Descrizione

Consente di inserire una descrizione del task.

Allegati

E' possibile inserire qualsiasi allengato, non ci sono limiti per numero e tipologia di file

Checklist

Consente di inserire una lista di cose da fare checklist-like. Consentendo di spunatare man mano le cose fatte.

Notifiche

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