Contratti

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L'importazione massiva delle risorse può essere effettuata da file Excel .xlsx o fa file .csv standard. Per prima cosa occorre definire il tracciato.

Nei campi disponibili sono presenti tutti i campi che è possibile scegliere per l'importazione.
Spostando i campi disponibili nei campi selezionati si definisce quello che sarà il tracciato di importazione.
I campi chiave sono sempre messi in testa al tracciato e sono visualizzati nella preview in fondo pagina in rosso.
In alto il sistema può dare diversi messaggi. Ad esempio può indicare quali campi mancano al tracciato per potere eseguire l'inserimento di un nuovo record.

Esistono diverse tipologie di campi che definiscono le risorse:

• Testo
• Numero
• Numero intero
• Data
• Valori predefiniti
• Valori che fanno riferimento a record presenti in altre tabelle: es: Referente interno
• Valori multipli: in questo caso ogni valore deve essere separato dall'altro dal carattere virgola. Es: Italia,Spagna

Elenco campi:

CAMPO	TIPO	VALORI AMMESSI	RIFERIMENTO ESTERNO	CREATO AUTOMATICAMENTE	MULTIPLO
ID (chiave)	Numero intero			SI
Numero registrazione	Testo
Controparte fornitore	Testo		Fornitori
Controparte cliente	Testo		Clienti
Unità Organizzativa	Testo		Unità organizzative
Oggetto	Testo
Stato	Testo	ATTIVO, CESSATO, RINNOVATO, SCADUTO
Importo	Numero
Tipo documento	Testo		Tipologie documenti contratti
Luogo conservazione	Testo		Luoghi conservazione contratti
Data sottoscrizione	Data	formato gg/MM/yyyy
Data inizio validità	Data	formato gg/MM/yyyy
Data scadenza	Data	formato gg/MM/yyyy
Durata mesi	Numero intero
Scadenza a revoca	Testo	SI, NO
Rinnovo tacito	Testo	SI, NO
Recesso libero	Testo	SI, NO, PENALE
Giorni preavviso disdetta	Numero intero
Giorni preavviso risoluzione	Numero intero
Giorni preavviso recesso	Numero intero
Notifica da gg prima	Numero intero
(EST) Categoria assegnata	Testo		Categorie Enti
(EST) Paesi prestazione servizio	Testo		Nazioni		SI
(EST) Paesi conservazione dati	Testo		Nazioni		SI
(EST) Funzione essenziale o importante	Testo	SI, NO
(EST) Funzione essenziale o importante - note	Testo
(EST) Servizi cloud	Testo	SI, NO
(EST) Servizi cloud - note	Testo
(EST) Data ultima valutazione essenzialità	Data	formato gg/MM/yyyy
(FOI) Società contraente	Testo			SI
(FOI) Fornitore/Subfornitore tutelato	Testo	SI, NO
(FOI) Data ultima valutazione rischi	Data	formato gg/MM/yyyy
(FOI) Risultati valutazione rischi	Testo	SI, NO
(FOI) Individuo o organo decisionale	Testo		Organi decisionali
(FOI) Normativa	Testo
(FOI) Nomi subcontraenti	Testo
(FOI) Risultato valutazione sostituibilità fornitore	Testo		Risultati valutazione sostituibilità fornitore
(FOI) Valutazione reintegrazione	Testo		Valutazione reintegro
(FOI) Valutazione interruzione	Testo		Valutazione interruzione
(FOI) Attività critiche	Testo	SI, NO
(FOI) Attività critiche - note	Testo
(FOI) Stima costi finanziari	Numerico
(FOI) Date di verifica audit	Data	formato gg/MM/yyyy			SI
(FOI) Fornitori alternativi	Testo				SI

In fase di importazione il sistema segnala qualsiasi problema/discrepanza che rilevata: segnala sia gli errori sull'intero record che parziali se non riesce ad aggiornare qualche campo.

NOTA BENE

Se il file di importazione viene editato manualmente si consiglia di utilizzare Excel e di utilizzare l'elenco a discesa con i possibili valori per la definizione dei campi a valori fissi o che si riferiscono a tabelle correlate.
Es: per il campo "Categoria ente" conviene definire l'elenco di tutte le Categorie ammesse su una colonna in un foglio a parte e poi creare un campo a elenco che presenta tali valori. In questo modo si possono evitare errori di digitazione e l'input da parte dell'utente risulta più semplice.

Il campo chiave ID è un campo autogenerato da COMETA quindi in questo tracciato deve essere specificato solo qualora si voglia modificare un contratto esistente.
Il valore occorre prenderlo da COMETA.